Cómo prepararse para la implementación de un software: una guía para gerentes

16 February, 2022

Introduccion

Para que una organización adopte un sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas, o uno similar, también llamado Gestión de la Relación con el Cliente (CRM), Sistema de Gestión de la Distribución (DMS), etc., generalmente representa una inversión y un compromiso significativos que deben administrarse cuidadosamente. La implementación exitosa depende de la calidad de las entradas y la base de datos que luego se aprovechará para crear análisis poderosos y brindar las ganancias de productividad deseadas. 

En este artículo, queremos destacar algunas dimensiones que creemos que deben tenerse en cuenta al prepararse para un cambio de este tipo. Viene como un complemento a otros artículos que escribimos, on the dimensions to consider when purchasing a field force automation solution y how to ensure adoption of your field users.

1. Designar una estructura de gobierno clara

El primer paso en una implementación exitosa de un sistema SFA es tener algunos propietarios clave que estén a cargo de impulsar el proyecto. Depende de la organización y las habilidades, pero normalmente debe estar dirigido por propietarios del departamento de TI y el equipo de ventas.

Es esencial que ambos trabajen juntos, ya que es posible que el equipo de ventas no tenga el tiempo ni los antecedentes para redactar especificaciones técnicas claras y detalladas. Entonces, un riesgo es tener requisitos vagos que conduzcan a implementaciones irrelevantes. La estructura debe encargarse de validar las especificaciones en forma de historias de usuario. Otros actores que deben asociarse con la iniciativa podrían ser:

  • Obtención. Para estructurar el proceso de licitación si corresponde

  • Jurídico y Financiero. Asegurar que el pago y la contratación cumplan con lo que procesa la empresa, en términos de moneda, gestión de datos, etc.

Lo que importa, al final, es que haya alineación entre todas las partes interesadas al momento de decidir el despliegue.

2. Considere todas las personalidades de los usuarios, en beneficio de todos los involucrados

Al enumerar lo que necesita obtener del sistema, es importante enumerar todas las personas del usuario que se verán afectadas y deberían beneficiarse de la nueva herramienta. Como recordatorio, una persona de usuario es un perfil de usuario típico, como el repartidor, un administrador de ventas, etc. Según el marco ágil, una persona de usuario tiene ciertas necesidades que se expresan como historias de usuario, como "Como representante de ventas , necesito poder ubicar a los clientes a mi alrededor”.

Un error común que observamos es ignorar a los usuarios de campo o no prestar suficiente atención a cómo funcionan realmente y diseñar el sistema solo en beneficio de los usuarios de administración/oficina. Eso da como resultado que un sistema sea visto como impuesto de arriba hacia abajo. El éxito está en manos de los usuarios primarios, los usuarios de campo, y debe ayudarlos a ahorrar tiempo, no perder datos, visitar más clientes y al final obtener mayores comisiones. Si no ven su interés, es muy probable que retrocedan en el uso de la herramienta, percibiendo solo como una pérdida de tiempo que solo sirve a la gerencia. Los síntomas típicos de esto son los usuarios que intentan culpar a la herramienta por tener errores o no funcionar, y tratar de no cumplir con los resultados deseados.

3. Asegúrese de que la herramienta sea lo suficientemente flexible para adaptarse a sus procesos, y no al revés

Al evaluar las diferentes herramientas disponibles en el mercado, intente comprender cómo han sido diseñadas, su arquitectura. Si bajas a sus contratos de API, y los conceptos utilizados, entenderás bien cómo se pueden adaptar a lo que necesitas.

Tenga en cuenta que es muy probable que haya cambios en el futuro y, como tal, no todos los requisitos se pueden capturar el primer día, con un 100 % de precisión.

Además, debe consultar cuántos de los cambios son de autoservicio o si requieren la intervención del proveedor. Es posible que prefiera invertir tiempo y recursos en una solución en la que se pueda compartir el conocimiento y se capacite a su equipo para "adueñarse" de la herramienta para realizar cambios, en lugar de depender del proveedor.

4. Priorizar, comenzar por partes e iterar

Una vez que tenga una lista de necesidades que desea satisfacer con esta nueva herramienta, un escollo común es desear cualquier cosa al mismo tiempo. Somos fuertes promotores del enfoque ágil, creemos que es mejor comenzar poco a poco con un alcance limitado para comenzar a reunir los beneficios de una primera experiencia concreta con los usuarios, en lugar de esperar demasiado para que todo sea perfecto y luego darse cuenta. no se ajusta a sus necesidades. Especialmente para una adopción por primera vez, hay muchas incógnitas que se descubrirán durante la implementación.

5. Hazlo parte de la cultura.

La adopción de una herramienta de este tipo solo funciona si la alta dirección la convierte en una prioridad, si todos entienden cómo se beneficiará la organización a largo plazo, mejorará la relación entre los usuarios de campo y de oficina, así como como otros socios, etc.

La política comercial debe actualizarse para que la remuneración del usuario de la aplicación, como los trabajadores de campo o los agentes que la utilizan, esté ligada al rendimiento registrado en la aplicación. Los informes deben compartirse regularmente con todas las partes interesadas interna y externamente para monitorear la adopción y el desempeño.

6. Preparar presupuesto para actualizaciones.

Con el tiempo, es probable que se dé cuenta de que necesita más funciones o algunos cambios en la estructura de informes. Dichos costos generalmente se considerarán solicitudes de cambios con días-hombre de trabajo y requieren un presupuesto adicional. Asegúrese de que se tengan en cuenta en el caso comercial para la actualización constante de la solución y aclare con el proveedor su política de solicitud de cambio.

Conclusion

La implementación de una solución de automatización de la fuerza de campo no es un proceso sencillo, es una verdadera transformación digital para una organización y debe realizarse con una estrecha coordinación entre todas las partes interesadas. Tenga en cuenta todas las dimensiones enumeradas anteriormente para maximizar las posibilidades de éxito y lograr las ganancias deseadas.

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