Effectuer des inspections terrain fiable grâce à une solution digitale

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De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés dans la réalisation de leurs inspections terrain. Parmi ces difficultés, nous pouvons identifier la perte de temps liée au remplissage de formulaire papier, des données saisies parfois non cohérentes et donc peu fiables ainsi que des problèmes de communication entre les équipes terrain et back office.

Penser à l’utilisation d’une solution digitale pour optimiser ses process pendant ses interventions sur le terrain peut s’avérer être un excellent choix stratégique pour son organisation. Découvrez comment en lisant cet article !

Uniformiser la façon dont les équipes terrain effectuent les inspections

En général, nous n’avons pas toujours la même perception d’une situation et nos manières de décrire ce que l’on voit sont diverses d’une personne à une autre. Cette réalité humaine engendre chez les agents terrain différentes manières de rapporter ce qu’ils observent sur le terrain, ce qui ne facilite pas le traitement des données récoltées et peut être problématique lorsque les anomalies constatées nécessitent l’organisation d’opérations de maintenance.

Une solution numérique permet de restreindre les choix de réponses grâce à des menus déroulants et à des codes de réponses bien précis. Elle permet également de mettre en place un « Workflow » de travail, c’est-à-dire une liste séquencée de tâches à réaliser auxquelles on ne peut pas déroger.

Enfin, une solution digitale encadre la structuration de l’inspection pour la rendre meilleure. Elle crée une uniformisation des rapports, garantissant ainsi la pertinence et la qualité des informations saisies, tout en diminuant le risque d’erreurs humaines ou d’oublis.

Améliorer les interactions entre les équipes sur le terrain et celle en back-office lors des inspections

Au cours d’une inspection terrain, l’agent prend plusieurs notes pendant sa tournée ce qui engendre l’utilisation et la production de beaucoup de papier. Puis, il ressaisit l’ensemble des informations recueillies lorsqu’il est de nouveau face à son ordinateur. Les risques encourus sont multiples : celui de se tromper, de sauter des étapes au cours de l’inspection, de faire des erreurs de recopie… sans compter la perte de temps que cette re saisie entraîne. Cette situation engendre parfois des difficultés pour les équipes back office de comprendre les rapports réalisés, de suivre l’atteinte des objectifs et la performance des équipes terrain.

L’utilisation d’une solution numérique réduit les risques et permet d’optimiser le temps d’inspection. Ce gain de temps permet de réaliser d’importantes économies lors des inspections. Les rapports générés lors d’une inspection effectuée avec une solution numérique sont mieux compréhensifs et plus en phase avec les attentes de l’équipe back-office. De plus, elle peut permettre à l’équipe back office d’obtenir des informations sur le terrain en temps réel et mesurer la performance de chaque agent. Cette possibilité permet d’ajuster à temps le travail effectué par les équipes et ainsi éviter de se retrouver à la fin d’une inspection avec des objectifs pas atteints.

Des interactions transparentes entre les équipes terrains et back office évitent les frictions entre elles et améliorent la collaboration et le travail.

Apporter plus de confort aux équipes sur le terrain

Écrire sur du papier des observations sur différentes situations, puis après prendre le soin de les recopier sur un fichier dans l'ordinateur se révèle être fastidieux. Doter une équipe terrain d’une solution digitale avec des workflows adaptés leur donne la possibilité d’accélérer leur prise de notes et de les faire qu’une seule fois. Les équipes terrains sont donc débarrassées de certaines tâches et peuvent se concentrer davantage sur leur activité principale.

Les rapports sont automatiquement enrichis avec les données collectées. Le plus important est de fournir une application facile d’utilisation à ses équipes, les former et les sensibiliser à l’intérêt que cette solution aura tout d’abord pour eux. Une fois cette solution adoptée par les équipes terrain, le confort qu’elle leur procurera les rendra plus performant. 

Conclusion

L’utilisation d’une solution digitale pour réaliser des inspections terrain fiables présente de nombreux avantages. Ce choix est une décision importante qui peut permettre d’optimiser vos efforts et investissements opérationnels. En tant que décision stratégique, elle doit être éclairée et suivre des étapes précises tant au niveau du choix de la solution que de la formation des équipes, vous pouvez lire également notre article sur Comment se préparer à l'implémentation d'un logiciel : un guide pour les managers, pour en savoir plus sur le sujet. Gardez à l'esprit que la solution que vous devrez choisir doit être modulable pour s’adapter à vos besoins qui peuvent être évolutifs et elle doit être également facile à utiliser pour vos équipes. 

Si vous êtes intéressé par une solution digitale pour vous aider à optimiser vos inspections terrain et les rendre plus fiables, veuillez remplir ce formulaire. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner dans cette transformation digitale. 

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