Introducción: tómese su tiempo antes de seleccionar qué software adoptar, si lo hubiera
Una solución de Field Force Automation aportará más eficiencia y transparencia a sus operaciones de campo. Por lo general, se trata de una solución basada en la nube compuesta por dos aplicaciones:
- Aplicación móvil
- Aplicación web
La decisión de implementar una solución de Field Force Automation es un compromiso a largo plazo, el proceso de toma de decisiones no debe apresurarse y debe llevarse a cabo con la gobernanza interna adecuada, con la alineación de todas las partes interesadas: ventas, marketing, finanzas, adquisiciones, etc.
En este artículo, intentamos arrojar más luz sobre lo que debe tenerse en cuenta al hacer su elección y cómo estructurar el proceso de toma de decisiones.
La metodología de 4 pasos para seleccionar un software
Hemos establecido los 4 sencillos pasos a seguir:
- Defina sus requisitos en un ámbito de trabajo preciso. Comprenda, evalúe y priorice sus necesidades. Cuanto más precisas sean, más fácil será para el proveedor comprometerse a establecer un cronograma preciso para la implementación y mayores serán las probabilidades de que lo que obtenga realmente se adapte a sus necesidades. Ten en cuenta que las solicitudes que vienen después del resumen suelen considerarse solicitudes de cambio, por lo que es mejor analizar en la medida de lo posible todos los aspectos de la implementación
- Preseleccione a los proveedores. Identifique a los proveedores relevantes en función de su experiencia en el sector y de su implementación previa. También puede valer la pena probar con nuevos actores, como empresas emergentes con menos experiencia, en cuyo caso lo que importa será la calidad del liderazgo, su experiencia profesional y la financiación de la empresa.
- Evalúe al proveedor según las dimensiones correctas que se enumeran a continuación. Antes de analizar la etiqueta de precio, ten en cuenta todas las dimensiones que detallamos a continuación. Solicita demostraciones de productos en relación con tus casos de uso
- Por último, seleccione el proveedor que mejor se adapte a los requisitos de su empresa. La mejor manera de hacerlo es con una puntuación en una matriz que abarque todas las dimensiones y con la participación de los responsables de la toma de decisiones correctos.
Consulta los comentarios de los usuarios
Si bien existen muchos programas, lo que importa para garantizar la adopción por parte de los usuarios es la calidad de la experiencia del usuario. Y lo bueno hoy en día es que es más fácil ver los comentarios de los usuarios actuales sobre lo útil y fácil que ha sido para ellos la herramienta, sin el habitual filtro de exageraciones de marketing.
Para la aplicación móvil, las reseñas se pueden ver en la lista de PlayStore o App Store de la aplicación.
Comprueba el número de descargas, el número de reseñas, la valoración y los comentarios cualitativos escritos por los usuarios.
Otras fuentes de comentarios pueden ser la página del producto de LinkedIn o páginas dedicadas, como Capterra o GetApp. Comprobar quién ha dado la opinión y leer los comentarios puede resultar muy útil para entender los puntos fuertes y débiles del producto. Con Linkedin puedes saber de dónde proviene la opinión, lo que te ayuda a relacionarte con la persona que la reseña.
Pruebe el producto con un piloto
Al comprar un producto de software, es una práctica común probarlo a escala limitada antes de embarcarse en una implementación completa. Deberías pedir a los distintos proveedores que te enseñen una demostración del producto en la que se muestren las principales funciones o, si es posible, que hagan una prueba de concepto para ver si puede resultar útil para las necesidades de tu empresa.
Si bien un software puede quedar bien en una presentación de diapositivas o en una demostración controlada, nada reemplaza una prueba real con usuarios reales para convencerse de que es la solución correcta.
Lo ideal es que la prueba piloto dure al menos 1 mes, con la participación de 10 usuarios y un equipo interfuncional para realizar una prueba integral de la solución.
El piloto consiste en una oportunidad única para probar las posibilidades de la herramienta y garantizar que se adapte a las necesidades de su empresa.
Escalabilidad
Por escalabilidad nos referimos a la capacidad del software para respaldar el crecimiento de su negocio, en términos de soportar un uso más intensivo o un mayor número de usuarios.
La compra de un software de este tipo suele ser un compromiso a largo plazo, por lo que debe asegurarse de que, a medida que sus necesidades evolucionen y el uso aumente, el software pueda crecer al mismo tiempo.
La escalabilidad es un término técnico que significa que, independientemente del número de usuarios que utilicen el software, la calidad de la experiencia del usuario, expresada en términos de velocidad, etc., será la misma.
Un software no escalable equivale a un callejón sin salida, en el que no se puede avanzar más porque hay fallas arquitectónicas.
Concretamente, supongamos que el software funciona bien en 100 usuarios, con un rol de usuario específico, y ahora desea implementarlo en toda su fuerza de campo de 2000 usuarios y administrar toda su base de clientes de 200 000 clientes. En ese momento, te das cuenta de que la aplicación tarda mucho más en cargarse, que el volumen de datos hace que los informes fallen, etc.
El desafío es que es difícil darse cuenta de este tipo de problemas hasta que se alcanza esa escala y uso. Por lo tanto, una forma de comprobarlo es:
- Consulta el uso actual que gestiona el software
- Vea las implementaciones con tantos usuarios como usted
- Requieren algunas pruebas de esfuerzo para simular cada uso
Integración con sistemas de terceros a través de API
La ventaja de un software de este tipo es que puede comunicarse con otros sistemas que quizás ya tenga instalados, como:
- Un software de planificación de recursos empresariales (Syspro, Sage, Navision, SAP, etc.)
- Un sistema de atención o servicio al cliente (Zendesk, etc.)
- Un sistema de gestión de distribución
- Un sistema de pago/comunicación (SMS, dinero móvil, etc.)
Para que esto sea posible, debes asegurarte de que el software que compres tenga el conjunto correcto de API para habilitarlo. Las API son las siglas de Application Programming Interfaces, un lenguaje técnico bien definido que permite transmitir información entre sistemas de una manera robusta y escalable. La forma de comprobarlo es leer la documentación pública de las API. Una API bien escrita y clara de entender facilitará a los desarrolladores la creación de integraciones con cualquier otro sistema.
Capacidad de personalizar y configurar
Es fundamental asegurarse de que el software no sea un marco rígido que apenas pueda modificar. Lo que quizás quieras personalizar es, por ejemplo:
- Los flujos de trabajo de los usuarios en términos de actividades que deben completar
- Las dimensiones en las que identificas a tus clientes, tus productos, etc.
- La estructura de sus informes
Puede haber casos en los que los clientes tengan que cambiar su forma de trabajar para adaptarse a las plantillas proporcionadas por la solución. Creemos que debería ser todo lo contrario y que el software debería ser lo suficientemente modular y personalizable para adaptarse a los requisitos de su negocio.
Otra forma de comprobar esto es determinar hasta qué punto el software es de autoservicio o requiere la intervención del proveedor del software. Como compromiso a largo plazo, es mejor que un recurso especializado por su parte esté capacitado para comprender todas las posibilidades de la herramienta y que la herramienta permita una gran independencia a la hora de realizar los cambios por su parte.
Evaluación del costo al crear el modelo de negocio
Para el software basado en la nube, más conocido como software como servicio (SaaS), que se ha convertido en la norma, el modelo de precios habitual se basa en suscripciones, lo que significa que califica como gasto operativo (Opex), no como gasto de capital (Capex).
Una suscripción tiene sentido para cubrir la actualización continua de un software SaaS, la atención al cliente, etc. Por lo general, se basa en el usuario móvil por mes.
También es una práctica común tener una tarifa de instalación para implementar el software y configurarlo inicialmente. Esto dependerá del número de días empleados en la implementación de la solución.
Para comparar los precios, comprueba las siguientes dimensiones:
- Qué cubre el soporte y qué no. ¿Hasta qué punto el soporte atenderá sus solicitudes o las calificará como una solicitud de cambio que se cobra
- Si hay algún descuento basado en la cantidad de usuarios
- Las condiciones de pago: pago anticipado, trimestral, anual, etc.
Cuando se trata de crear los casos de negocio, debe tener en cuenta los ahorros de costos que este software le permitirá lograr. Hay beneficios explícitos, como ahorrar en la necesidad de contar con empleados especializados en la entrada de datos o con recursos en papel, si ese es el proceso actual.
También hay beneficios implícitos como:
- Una mayor productividad de los usuarios, en el campo y en la oficina
- Mejores prácticas de coordinación interna e intercambio de información
- Un mayor nivel de transparencia y eficiencia, etc.
- Reducción del riesgo de fraude
- Mejora de la calidad de los informes para tomar decisiones informadas
Conclusión
Esperamos que este artículo haya sido esclarecedor. Como proveedores de software, recomendamos a nuestros clientes potenciales que pasen por este proceso de toma de decisiones para garantizar que haya una alineación total entre lo que implementamos y sus necesidades.
