Muchas empresas encuentran dificultades para llevar a cabo sus inspecciones de campo. Entre estas dificultades, cabe mencionar la pérdida de tiempo relacionada con la cumplimentación de formularios en papel, la introducción de datos a veces incoherente y, por lo tanto, poco fiable, así como los problemas de comunicación entre los equipos de campo y administrativos.
Pensar en utilizar una solución digital para optimizar sus procesos durante sus intervenciones sobre el terreno puede ser una excelente opción estratégica para su organización. ¡Descubre cómo hacerlo leyendo este artículo!
Estandarice la forma en que los equipos de campo llevan a cabo las inspecciones
En general, no siempre tenemos la misma percepción de una situación y nuestras formas de describir lo que vemos son diferentes de una persona a otra. Esta realidad humana conduce a diferentes formas de informar sobre lo que los agentes de campo observan sobre el terreno, lo que no facilita el procesamiento de los datos recopilados y puede resultar problemático cuando las anomalías observadas requieren la organización de operaciones de mantenimiento.
Una solución digital permite restringir las opciones de respuestas gracias a los menús desplegables y los códigos de respuesta específicos. También le permite configurar un «flujo de trabajo», es decir, una lista secuenciada de tareas a realizar de la que no puede desviarse.
Por último, una solución digital enmarca la estructuración de la inspección para mejorarla. Crea una uniformidad de los informes, garantizando así la relevancia y la calidad de la información ingresada, al tiempo que reduce el riesgo de errores u omisiones humanas.
Mejore las interacciones entre los equipos de campo y administrativos durante las inspecciones
Durante una inspección de campo, el agente toma varias notas durante su recorrido, lo que resulta en el uso y la producción de una gran cantidad de papel. Luego, vuelve a ingresar toda la información recopilada cuando vuelve a estar frente a su computadora. Hay muchos riesgos: el riesgo de cometer errores, saltarse pasos durante la inspección, cometer errores al copiar... sin mencionar la pérdida de tiempo que implica este reingreso. Esta situación a veces dificulta que los equipos administrativos comprendan los informes producidos, controlen el logro de los objetivos y el desempeño de los equipos de campo.
El uso de una solución digital reduce los riesgos y optimiza el tiempo de inspección. Este ahorro de tiempo se traduce en ahorros significativos durante las inspecciones. Los informes generados a partir de una inspección realizada con una solución digital son más completos y están más en línea con las expectativas del equipo administrativo. Además, puede permitir al equipo administrativo obtener información sobre el terreno en tiempo real y medir el desempeño de cada agente. Esto permite ajustar oportunamente el trabajo realizado por los equipos y evita terminar con objetivos incumplidos al final de una inspección.
Las interacciones fluidas entre los equipos de campo y administrativos evitan fricciones entre ellos y mejoran la colaboración y el trabajo.
Brinde más comodidad a los equipos en el campo
Escribir observaciones en papel sobre diferentes situaciones y luego encargarse de copiarlas en un archivo en la computadora es tedioso.
Equipar a un equipo de campo con una solución digital con flujos de trabajo adaptados les brinda la posibilidad de acelerar la toma de notas y hacerlo solo una vez. De este modo, los equipos de campo se ven liberados de ciertas tareas y pueden centrarse más en su actividad principal.
Los informes se enriquecen automáticamente con los datos recopilados. Lo más importante es proporcionar a sus equipos una aplicación fácil de usar, formarlos y hacerles saber, en primer lugar, el interés que esta solución tendrá para ellos.
Una vez que los equipos de campo adopten esta solución, la comodidad que proporciona los hará más eficientes.
Conclusión
El uso de una solución digital para realizar inspecciones de campo confiables tiene muchas ventajas. Esta elección es una decisión importante que puede optimizar sus inversiones y esfuerzos operativos. Como decisión estratégica, debe estar informada y seguir pasos específicos tanto en términos de selección de soluciones como de capacitación del equipo. También puede leer nuestro artículo sobre Cómo prepararse para la implementación del software: una guía para gerentes, para obtener más información sobre el tema. Tenga en cuenta que la solución que elija debe ser modular para adaptarse a sus necesidades, que pueden estar evolucionando, y también debe ser fácil de usar para sus equipos.
Si está interesado en una solución digital que lo ayude a optimizar sus inspecciones de campo y hacerlas más confiables, complete este formulario formulario. Estaremos encantados de ayudarte en esta transformación digital.
