Secteur d'activité : Produits laitiers

Région : Ghana

Le client

Danone a acquis une participation majoritaire dans Fan Milk Ghana (FMG) en juillet 2019. FMG est une marque bien connue au Ghana, car elle a plus de 50 ans et est consommée quotidiennement à très grande échelle. Elle produit des biens de consommation alimentaire : produits surgelés, produits laitiers de longue conservation, jus de fruits de longue conservation, à des prix unitaires bas, de 0,1$ à 0,8$. Ils sont principalement vendus dans le cadre d'un système de distribution indirecte. Environ 1 000 distributeurs appelés « agents » stockent et vendent les produits par l'intermédiaire de milliers de vendeurs ambulants ou sur le terrain, des indépendants qui parcourent les rues pour atteindre les consommateurs finaux, facilement reconnaissables à leurs uniformes et à leurs chariots ou vélos. Le klaxon caractéristique d'un vendeur alertant de sa présence est même devenu un son familier et caractéristique d'Accra, comme en témoigne cette publicité de Fan Milk.

‍

‍

Le défi

Cette gestion repose sur des agents qui s'occupent des fournisseurs sur le terrain, c'est-à-dire :

• Disposer de locaux dédiés et de marque
• Conservation des produits dans des réfrigérateurs
• Gestion du matériel (vélos, poussettes, etc.)
• Attribuer les produits aux fournisseurs et collecter les informations de vente sur chacun

Les fournisseurs ne sont pas liés contractuellement avec les agents, ils agissent en tant que travailleurs indépendants lorsqu'ils le peuvent et souhaitent le faire.

Il s'agit généralement d'un travail de subsistance difficile, qui nécessite de rester debout et de marcher toute la journée au soleil dans des rues animées. Par conséquent, il existe un problème de désabonnement des fournisseurs, ce qui signifie qu'ils cessent de travailler alors qu'ils ont été formés et équipés.

L'objectif de Fan Milk est de s'assurer que les vendeurs viennent régulièrement vendre, en évitant les fluctuations inattendues des ventes de produits de grande consommation. Des recherches ont montré qu'une gestion plus étroite du fournisseur sur le terrain et un mécanisme d'attribution basé sur les performances peuvent réduire considérablement le taux de désabonnement. Compte tenu du coût de l'intégration et de l'équipement d'un agent, ainsi que du temps qu'il lui faut pour augmenter ses ventes, il est clairement rentable d'investir dans une solution dans ce domaine.

Les objectifs attendus du déploiement de notre solution étaient les suivants :

• Mettez en place un mécanisme de reporting des ventes transparent, précis et automatisé au niveau des agents et des fournisseurs sur le terrain (FV). Alors que Fan Milk enregistrait les ventes à l'agent par le biais de son système de facturation standard dans l'ERP (ventes entrantes), elle ne connaissait pas les ventes des agents (ventes aux fournisseurs), ce qui signifie qu'elle n'était pas en mesure de connaître en temps réel la position nette des stocks au niveau de l'agent, ni à quel moment elle devait les inviter à passer commande.
• Améliorez l'efficacité et la visibilité de l'analyse des données de vente grâce à une suite complète de business intelligence. Ces rapports peuvent désormais afficher à différents niveaux, régions, agents, jusqu'à chaque fournisseur, les performances commerciales, la fréquentation, les SKU vendus, etc.
• Améliorer l'efficacité du suivi de la gestion des actifs, afin d'optimiser leur impact sur les ventes. Fan Milk fournit des actifs aux agents pour rendre les vendeurs plus productifs : des poussettes, des box ou des vélos. Il est difficile de concilier clairement les agents avec les actifs et de mesurer la productivité de chaque actif, c'est-à-dire la manière dont il contribue aux ventes. Cela se fait en enregistrant les ventes des fournisseurs avec un actif spécifique sur l'application.

‍

Êtes-vous prêt à transformer vos ventes ? Réservez votre démonstration de vente FieldPro dès maintenant !

-------

La solution : la saisie numérique des données

La pierre angulaire du projet était essentiellement de mettre entre les mains des 1 000 agents et de leurs vendeurs notre application mobile pour leur permettre d'enregistrer leurs fournisseurs et leurs actifs et d'enregistrer leurs ventes quotidiennes.

Notre application Android peut être téléchargée directement depuis le Play Store et est régulièrement mise à jour, ce qui facilite sa distribution aux agents. Plus important encore, nous avons veillé à ce qu'il soit compatible avec tous les appareils Android afin d'éviter à Fan Milk d'avoir à se soucier de fournir des appareils spécifiques aux agents. Il s'agit d'un modèle « Apportez votre propre appareil » qui facilite la tâche à Fan Milk.

La saisie des données est passée d'un reporting papier à un reporting numérique grâce à l'adoption de notre application mobile comme interface frontale pour les agents. Il ne faut pas oublier qu'avant l'expérience conviviale d'une application mobile, le vendeur devait noter les données dans de grands livres que Fan Milk remettrait aux agents.

Comme vous pouvez le voir sur la photo, il a été fastidieux d'abord de le noter, mais encore plus d'agréger les données au niveau mondial en temps réel. Comme vous pouvez le constater, même le fait de réconcilier les fournisseurs avec un simple prénom n'est pas vraiment fiable.

‍

‍

‍

La première étape du système a consisté à remplir les listes : fournisseurs sur le terrain, actifs et SKU. Chaque fournisseur de terrain est enregistré par l'agent selon 20 attributs, y compris des informations clés, notamment son numéro de téléphone, son identifiant et sa photo de visage. Ces attributs ont été définis de manière personnalisée, conformément à la classification de Fan Milk. Alors que les premiers lots ont été fournis par le siège social, les modifications et ajouts suivants ont été effectués directement par les agents sur le mobile. Nos fonctionnalités de listes peuvent en effet être soit en lecture seule si l'utilisateur mobile n'a pas besoin de la modifier, comme pour les SKU, soit modifiable. Si elle est modifiable, l'avantage est que vous vous assurez qu'il n'y a qu'une seule liste à jour à la fois dans le système.

‍

Cela est particulièrement nécessaire pour gérer les fournisseurs qui vont et viennent à tout moment, et il n'aurait pas été possible de n'avoir que l'administrateur système pour les créer. L'habilitation des agents à cet égard a joué un rôle clé dans le succès du déploiement.

L'étape suivante consiste à enregistrer les ventes. Chaque matin, l'agent enregistre la réservation du vendeur sur le terrain, c'est-à-dire les marchandises qu'il donne à crédit au vendeur pour qu'il les vende pendant la journée. Il sélectionne le fournisseur dans la liste, l'actif qu'il utilise, puis navigue dans une matrice pour enregistrer le nombre de produits « réservés ».

Cette réservation génère des tâches de retour, qui expirent au bout de quelques jours, que les agents doivent remplir pour indiquer le nombre de marchandises qui ont été ramenées par le vendeur et le montant dû. Le paramètre d'expiration est configurable et permet de s'assurer que la fermeture est terminée. Les autres fonctionnalités clés de l'application sont les suivantes :

• Mode hors ligne, permettant à l'agent de travailler même s'il n'est pas connecté. Toutes les fonctionnalités de l'application, y compris la capture GPS, fonctionnent sans connectivité de données. Cela est particulièrement pertinent dans les domaines où la qualité des données est médiocre.

• Limitation de la liste des fournisseurs à l'agent uniquement. Un agent ne voit que les fournisseurs et les actifs qui lui ont été attribués, grâce à un paramètre de portée.

• Possibilité de partager une tâche entre les différents membres d'un agent (vendeur, responsable). Cela donne au propriétaire de l'entreprise un contrôle total sur ce que font ses vendeurs, et peut éventuellement intervenir en cas d'absence de l'un d'eux.

• Calcul automatique de la quantité et de la valeur vendues. Cela crée une plus grande confiance dans la relation entre le vendeur et l'agent pour connaître l'argent qui doit être remboursé. Lorsqu'un vendeur repart avec plus de 10 types de SKU différents et une grande quantité, et qu'il y a 20 vendeurs dans la boutique, le vendeur doit rapidement connaître l'argent à collecter.

• Possibilité de rechercher facilement dans la liste des fournisseurs et des équipements.

• Informations intégrées à l'application pour visualiser les performances par terrain, fournisseurs, etc.

‍

‍

‍

Fan Milk Management utilise une suite complète de tableaux de bord de reporting en ligne pour comprendre les performances de ses activités de plein air. Plusieurs dimensions de filtre sont disponibles, par niveau géographique, par type d'agents, etc. Les rapports sont mis à jour en temps réel et permettent à Fan Milk de contrôler totalement sa dynamique de vente.

‍

L'impact

En moins de 6 mois, Fan Milk a pu, grâce à son réseau de 1 000 agents, recueillir les informations d'enregistrement complètes de plus de 15 000 fournisseurs sur le terrain. La solution a également été reproduite dans les autres pays d'opérations de Fan Milk : le Nigeria, le Togo, le Bénin, la Côte d'Ivoire et le Burkina Faso en un temps record.

Fan Milk a saisi l'opportunité de tirer parti des données de vente pour appliquer une commission mensuelle aux fournisseurs sur le terrain en fonction de plusieurs critères de performance tels que le nombre de jours travaillés, leurs ventes quotidiennes moyennes et leurs ventes totales. Grâce à notre solution numérique, nous sommes en mesure de calculer rapidement le paiement dû à chaque fournisseur, de l'afficher sur une page Web pour validation par l'équipe financière, puis d'automatiser le paiement groupé en argent mobile aux fournisseurs sur le terrain quelques jours après la fin du mois, ce qui renforce leur motivation.

« La solution Optimetriks nous a aidés à améliorer considérablement notre compréhension du secteur des activités de plein air. Grâce aux données actualisées que nous obtenons, nous sommes en mesure de comprendre l'engagement de l'équipe sur le terrain et de mettre en place la bonne mesure de politique commerciale pour atteindre nos objectifs ».

Joseph Ribeiro, directeur des opérations commerciales, Fan Milk Ghana

‍

« Je suis très heureuse de compter Optimetriks comme partenaire informatique dans le cadre de nos efforts de numérisation des ventes. J'apprécie leur réactivité dans le déploiement de solutions logicielles pertinentes pour nous, qui produisent les bonnes données analytiques pour comprendre notre distribution à un niveau granulaire, qu'il s'agisse d'un fournisseur sur le terrain ou d'un détaillant. Ils ont pu se répliquer efficacement dans nos six pays d'Afrique de l'Ouest, quelles que soient leurs spécificités. »

Ziobeieton Yeo, Directeur général pour l'Afrique de l'Ouest, Directeur général du Ghana

-------

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution et sur la manière dont nous pouvons vous aider ?

Réservez votre démo FieldPro dès maintenant !

‍