Qu’est ce qu’une solution d'automatisation de la force de vente ?

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Une telle solution s'adresse à tout producteur ou distributeur de biens de consommation qui doit alimenter un réseau de distribution fragmenté en de nombreux points de vente. Dans ce type de configuration, courante dans les pays émergents, un producteur utilisera souvent un modèle de distribution indirect, en s'appuyant sur des distributeurs qui ont la capacité logistique d'atteindre tous ces points de vente, notamment via les ventes / commerciaux.

Compte tenu des volumes et de la complexité du suivi, l'adoption d'une solution numérique est indispensable. 

Les difficultés souvent rencontrées par une marque et qui conduisent à la mise en place d'une solution sont les suivantes :

  • Perte de données et difficulté à exploiter les données enregistrées sur papier

  • lourdeur du travail administratif de saisie manuelle pour les vendeurs

  • Difficulté de préparer le plan de tournée des vendeurs et de s'assurer de sa bonne exécution ;

  • Difficulté pour les superviseurs de suivre de manière optimale l'activité quotidienne d'un vendeur et de s'assurer de la bonne exécution du plan de tournée ;

  • Difficulté d'avoir les réalisations par point de vente et par UGS pour chaque vendeur ;

  • Difficulté d'avoir en temps réel les réalisations des vendeurs en termes de déstockage SD ainsi que le niveau de leurs encours ;

  • Difficulté d'analyser les performances des vendeurs ;

  • Difficulté de mesurer la couverture des points de vente.

Les objectifs généraux qu'une marque recherche en mettant en œuvre une telle solution sont les suivants :

  • Contrôler efficacement sa chaîne de distribution

  • Améliorer la productivité de ses équipes sur le terrain

  • Obtenir des données quantitatives précises qui permettent une évaluation objective des performances, servant ainsi de base au calcul des commissions variables

  • Gagner du temps sur le traitement manuel de l'information, automatiser les processus métier

  • Etre à l'écoute du marché, mieux répondre aux problèmes identifiés pour offrir une meilleure qualité de service aux magasins desservis

  • Fournir aux distributeurs un outil leur permettant de mieux connaître leur activité et les gains réalisés par la distribution de la marque.

  • Mieux contrôler le niveau d'endettement des points de vente, des distributeurs, etc.

Quelles équipes sont concernées par un outil d'automatisation de la force de vente ?

  • Les équipes de vente employées par la marque elle-même

  • Les équipes de vente des distributeurs, non supervisées par la marque

  • Les équipes d'audit de la distribution, employées directement ou confiées à une agence

  • Équipes de marketing commercial, employées directement ou confiées à une agence.

L'article passe en revue les différents composants de la solution SFA :

  • Gestion de la relation client (CRM)

  • Gestion de la force de vente

  • Système de gestion des distributeurs (DMS)

  • Exécution de la vente au détail

  • Numérisation des ventes

  • Gestion des stocks et des commandes

  • Rapports de performance

Gestion des relations avec la clientèle

L'automatisation de la force de vente comporte une composante de gestion de la relation client.

  • D'abord pour la gestion des contacts, afin de pouvoir identifier correctement les clients, stocker les données sur un hébergement cloud et y accéder via une interface mobile ou web, filtrer le portefeuille, etc. Informations typiques à collecter :

    • Nom

    • Localisation

    • Photo

    • Contacts

    • Modes d'achat

    • Classification du point de vente : supermarché, épicerie, kiosque, table, etc.

    • Modes de paiement acceptés : espèces, chèques, argent mobile, etc.

    • Possibilité de vendre à crédit ou non

  • Les clients peuvent également être automatiquement différenciés en fonction de leur statut : prospect, lead et client.

  • Le suivi des interactions avec le client, pour gérer et garder la trace de toutes les interactions qui ont été menées avec le client en termes de visites, ventes, engagements.

  • Gestion des pistes, pour simplifier le processus de distribution des pistes en attribuant une piste au bon représentant commercial en fonction de critères prédéfinis.

  • Visualisation cartographique. L'outil doit permettre d'afficher sur Google Maps le client en fonction de sa localisation GPS pour mieux comprendre les territoires couverts.

Système de gestion des distributeurs

  • Capturez les informations et les détails sur les distributeurs :  Nom, localisation, contacts, objectifs de volume et géolocalisation GPS.  

  • Reliez vos clients aux distributeurs 

  • Saisissez les commandes des clients via l'application mobile et permettez au distributeur et au représentant commercial de suivre leurs commandes respectives.  

  • Intégrez avec l'ERP pour obtenir le stock primaire acheté par le distributeur et surveiller le stock net du distributeur. Générer des modifications de stock. 

  • Surveillez les stocks de clôture hebdomadaires et les ventes hebdomadaires au commerce obtenez des alertes et des rapports. 

  • Définir les limites de crédit selon l'ERP 

  • Définir les promotions et les incitations

Système de gestion des forces sur le terrain

Planification et exécution de l'itinéraire, également appelé Plan d'itinéraire / Plan de battement. Il s'agit de la capacité de planifier les visites que l'utilisateur sur le terrain doit effectuer.

Elle peut être effectuée soit par l'utilisateur sur le terrain lui-même, en toute autonomie, soit par les gestionnaires, via une application web, avec des visites cycliques à effectuer, en fonction de l'importance du client, ou selon les réunions prévues.

Un plan de route est nécessaire pour garantir l'optimisation du temps passé sur le terrain. Un système moderne d'automatisation de la force de vente vous aidera à définir le plan de route et à contrôler la conformité des utilisateurs sur le terrain par rapport à ce plan.

Nombre de visites

Le plus important est de définir un objectif en termes de nombre de visites. En moyenne pour un fabricant/distributeur de biens de consommation, un représentant commercial doit effectuer environ 10/15 visites par jour.

Le bon objectif de nombre de visites à fixer dépend des paramètres suivants :

  • Temps à passer pendant une visite/un appel. Plus les activités à réaliser pendant la visite sont nombreuses, plus le temps est long. Par exemple, si un audit complet de tous les produits doit être réalisé, au-delà d'une simple vente, cela peut prendre 30 minutes, alors que certaines visites ne prendront que 5 minutes pour enregistrer une vente.

  • Le temps de trajet entre deux clients visités, cela dépend du véhicule utilisé. Idéalement, le plan de route défini doit permettre de s'assurer que les clients sont proches les uns des autres afin d'éviter les longs trajets.

Suivi GPS : Visualisez sur Google Maps le chemin suivi par l'utilisateur par rapport à son portefeuille de clients.

Exécution de la vente au détail

Également appelé audit de la vente au détail, exécution en magasin ou exécution parfaite en magasin.

  • Objectif de la visite. Plusieurs options peuvent être définies en fonction de l'objectif de la visite : s'agit-il d'un nouveau client ? d'une visite de routine ?

  • Prise de photos. L'application doit permettre de prendre plusieurs photos qui seront ensuite affichées sur l'application web.

  • Contrôle de présence : quelles catégories de produits et quels produits sont présents chez le client, pour la marque et la concurrence ? A quel niveau ? Sur l'étagère, ou au fond ?

  • Contrôle de la visibilité : il s'agit de mesurer la présence de matériel de visibilité/marquage/point de vente (POSM) au niveau du client. La solution d'automatisation des forces de vente doit permettre de différencier simplement les différents éléments de visibilité : cadres, affiches, gondole, étagère, arrière-boutique, etc. La visibilité de la marque et celle de la concurrence doivent également être capturées. 

  • Déploiement des actifs : Vérifier si un actif comme un réfrigérateur ou un article de marque doit être déployé au niveau du client.

  • Contrôle de la tarification : Si les produits ont un prix fixe, quels sont les prix affichés ? Le prix est-il conforme aux directives de tarification ? Sur les étagères, le menu, etc. Quels sont les prix de la marque par rapport à ceux de la concurrence ? Quelles sont les remises appliquées ?

  • Vérification des promotions : Quelle promotion le client a-t-il à venir ? Quelles sont les promotions de la concurrence en cours ou à venir ? 

  • Contrôle de la qualité : Les produits vendus sont-ils de bonne qualité en termes d'étiquetage, de fraîcheur et de propreté ? Sont-ils authentiques ou les faux produits peuvent-ils être identifiés ?

  • Vérification de la concurrence : Quelles sont les marques les plus vendues dans ce point de vente ? Quelle est votre part du marché ? Quels sont les concurrents qui font mieux que vous dans ce point de vente ? Quelles sont les recommandations de l'utilisateur sur le terrain pour gagner ce client ? 

  • Vérification des stocks : Quel est le niveau de stock actuel ? Quel est leur taux d'exécution (taux de vente) ?

Digitalisation des ventes

Plusieurs types de ventes peuvent être capturés :

  • Les pré-ventes. Lorsque le représentant commercial ne fait que capturer une commande, qui sera livrée plus tard par un autre véhicule.

  • Ventes à chaud / Ventes directes. Lorsque le représentant commercial effectue la vente directement et donne le produit.

  • Les dénominateurs communs qui doivent être présents :

  • Calculatrice intégrée 

  • Possibilité d'avoir différentes listes de prix, en fonction du type de client (grossistes ou détaillants).

  • Possibilité de disposer d'une brochure électronique intégrée pour présenter des échantillons de produits.

  • Possibilité de visualiser les ventes précédentes effectuées par le client.

  • Possibilité de se connecter à des imprimantes Bluetooth pour obtenir des reçus électroniques avec le nom officiel du client.

  • Possibilité de visualiser les débiteurs dans le portefeuille du représentant commercial pour travailler sur le taux de recouvrement.

Gestion des stocks et des commandes

Alors que l'ERP suit les ventes primaires, du fabricant au distributeur, l'automatisation de la force de vente est utile pour suivre les ventes secondaires, du distributeur au détaillant.

Ainsi, en récupérant les détails du stock à partir de l'ERP par le biais d'une intégration, il est possible de surveiller en temps réel les niveaux de stock nets du distributeur et de lui recommander de passer une commande pour éviter une situation de rupture de stock.

De même, les niveaux de stock peuvent être contrôlés au niveau du client, par le biais d'un audit de détail effectué par les utilisateurs sur le terrain grâce à un flux de travail d'audit de détail.

L'automatisation de la force de vente peut également être utilisée pour saisir les commandes des distributeurs.

Performance Dashboards

L'automatisation de la force de vente doit vous aider à surveiller les indicateurs clés de performance suivants grâce à des rapports en temps réel sur une solution Web.

Les indicateurs clés de performance (KPI) liés au suivi de la force de terrain

  • Rapport de présence : indique les visites de la force de terrain et le temps travaillé.

  • Rapport de couverture et d'appels

  • Rapport de géolocalisation

  • Classement des représentants commerciaux en fonction des ventes, des itinéraires et des objectifs. 

  • Planification des trajets pour chaque représentant commercial / ASM. 

  • Suivi en temps réel de la force de vente.

  • Règlement des demandes de remboursement de frais de déplacement ; saisie des sorties de nuit et des indemnités journalières. 

KPIs liés à la gestion des ventes

  • Les ventes se reflèteront automatiquement après avoir été capturées sur le champ.

  • Taille moyenne de la goutte = valeur moyenne des ventes

  • Ventes moyennes par point de vente, utilisateur, zone, région, etc.

  • Facture unique des points de vente

  • Appels productifs uniques et taux de réussite

  • Performance de l'unité de vente au détail

KPIs liés à la gestion des stocks et des commandes

  • Visibilité en temps réel du stock en transit

  • Niveau de stock en sortie par chaque UGS (en cas)

  • Rapport sur les stocks des distributeurs

  • Rapport sur les ruptures de stock

  • Suggestions de commandes prédictives et alertes sur le niveau de réapprovisionnement.

  • Exécution des commandes et retour des ventes.

KPIs liés à l'exécution de la vente au détail

  • Suivi de la visibilité

  • Performance de la concurrence 

  • Rapport sur les prix

  • Part de marché dans les points de vente

Certains rapports doivent être intégrés à l'ERP, par exemple pour être récupérés :

  • les niveaux de stock achetés par le distributeur

  • la limite de crédit et la dette du client

Les rapports doivent être accessibles sur une interface web ou mobile ou accessibles par des notifications push par email.

Spécifications techniques

  • L'automatisation de la force de vente doit s'appuyer sur un portail web, hébergé sur le cloud, pour gérer de manière centralisée les utilisateurs, les équipes, les clients et visualiser les rapports.

  • La solution SFA doit s'appuyer sur une application mobile pour permettre aux utilisateurs sur le terrain de consulter directement les informations sur les clients, même hors ligne.

  • L'application mobile doit disposer d'un mode hors ligne, pour conserver les données en dehors de la couverture réseau et les envoyer lorsque le réseau est disponible. 

  • L'application mobile ne doit pas nécessiter de dispositifs portables spécifiques pour fonctionner, mais simplement des smartphones Android standard.

  • Les interfaces web et mobiles doivent être conviviales pour permettre une adoption facile.

  • Journal d'audit et sécurité. L'application mobile doit être capable de suivre toutes les activités effectuées sur le système.


FieldPro est la bonne solution d'automatisation de la force de vente pour vous aider à réaliser des gains d'efficacité significatifs dans vos opérations de distribution. Si vous souhaitez voir comment notre solution peut vous aider, veuillez remplir ce formulaire et l'un de nos spécialistes produits prendra contact avec vous pour organiser une démonstration.

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