De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés pour effectuer leurs inspections sur le terrain. Parmi ces difficultés, on peut identifier la perte de temps liée au remplissage des formulaires papier, la saisie de données parfois peu cohérente et donc peu fiable ainsi que les problèmes de communication entre les équipes de terrain et de back office.
Penser à utiliser une solution numérique pour optimiser vos processus lors de vos interventions sur le terrain peut constituer un excellent choix stratégique pour votre organisation. Découvrez comment en lisant cet article !
Standardiser la façon dont les équipes de terrain mènent les inspections
En général, nous n'avons pas toujours la même perception d'une situation et nos manières de décrire ce que nous voyons sont différentes d'une personne à l'autre. Cette réalité humaine conduit à différentes manières de rapporter ce que les agents de terrain observent sur le terrain, ce qui ne facilite pas le traitement des données collectées et peut s'avérer problématique lorsque les anomalies constatées nécessitent l'organisation d'opérations de maintenance.
Une solution numérique permet de restreindre les choix de réponses grâce à des menus déroulants et à des codes de réponses spécifiques. Il vous permet également de mettre en place un « workflow » de travail, c'est-à-dire une liste séquencée de tâches à effectuer dont vous ne pouvez pas vous écarter.
Enfin, une solution numérique encadre la structuration de l'inspection pour l'améliorer. Il permet d'uniformiser les rapports, garantissant ainsi la pertinence et la qualité des informations saisies, tout en réduisant les risques d'erreurs humaines ou d'omissions.
Améliorez les interactions entre les équipes de terrain et de back-office lors des inspections
Lors d'une inspection sur le terrain, l'agent prend plusieurs notes au cours de sa visite, ce qui entraîne l'utilisation et la production d'une grande quantité de papier. Ensuite, il saisit à nouveau toutes les informations collectées lorsqu'il est de retour devant son ordinateur. Les risques sont nombreux : le risque de faire des erreurs, de sauter des étapes lors de l'inspection, de faire des erreurs lors de la copie... sans parler de la perte de temps qu'entraîne cette nouvelle saisie. Cette situation rend parfois difficile pour les équipes de back office de comprendre les rapports produits, de suivre l'atteinte des objectifs et les performances des équipes de terrain.
L'utilisation d'une solution numérique réduit les risques et optimise le temps d'inspection. Ce gain de temps se traduit par des économies importantes lors des inspections. Les rapports générés à partir d'une inspection réalisée à l'aide d'une solution numérique sont plus complets et plus conformes aux attentes de l'équipe de back office. De plus, il peut permettre à l'équipe du back office d'obtenir des informations en temps réel sur le terrain et de mesurer les performances de chaque agent. Cela permet d'ajuster en temps opportun le travail effectué par les équipes et d'éviter de se retrouver avec des objectifs non atteints à la fin d'une inspection.
Des interactions fluides entre les équipes de terrain et de back office évitent les frictions entre elles et améliorent la collaboration et le travail.
Apporter plus de confort aux équipes sur le terrain
Il est fastidieux de noter sur papier des observations sur différentes situations, puis de les copier dans un fichier informatique.
Doter une équipe de terrain d'une solution numérique avec des flux de travail adaptés lui donne la possibilité d'accélérer sa prise de notes et de ne le faire qu'une seule fois. Les équipes de terrain sont ainsi déchargées de certaines tâches et peuvent se concentrer davantage sur leur cœur de métier.
Les rapports sont automatiquement enrichis avec les données collectées. Le plus important est de fournir une application facile à utiliser à ses équipes, de les former et de les sensibiliser à l'intérêt que cette solution aura pour elles dans un premier temps.
Une fois cette solution adoptée par les équipes de terrain, le confort qu'elle procure les rendra plus efficaces.
Conclusion
L'utilisation d'une solution numérique pour effectuer des inspections fiables sur le terrain présente de nombreux avantages. Ce choix est une décision importante qui peut optimiser vos efforts opérationnels et vos investissements. En tant que décision stratégique, elle doit être informée et suivre des étapes spécifiques, tant en termes de sélection de solutions que de formation des équipes. Vous pouvez également lire notre article sur Comment se préparer à la mise en œuvre d'un logiciel : un guide pour les responsables, pour en savoir plus sur le sujet. N'oubliez pas que la solution que vous choisissez doit être modulaire pour s'adapter à vos besoins, qui peuvent évoluer, et qu'elle doit également être facile à utiliser pour vos équipes.
Si vous êtes intéressé par une solution numérique pour vous aider à optimiser vos inspections sur le terrain et à les fiabiliser, veuillez remplir ce formulaire. Nous serons heureux de vous aider dans cette transformation numérique.
