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FieldPro
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Présentation de Jibu
L'un des principaux problèmes en Afrique de l'Est est l'incapacité d'accéder à l'eau à un prix abordable. Comme on comprend la nécessité de boire de l'eau potable, les gens prennent généralement l'eau du robinet pour la faire bouillir. Malheureusement, le procédé n'est pas le plus pratique car il n'élimine pas les contaminants de l'eau et les coûts qui y sont associés sont élevés pour les populations les plus pauvres.
Jibu est une entreprise sociale dont la mission est de capitaliser et d'équiper les entrepreneurs des marchés émergents afin de créer un accès abordable à l'eau potable (jibuco.com). Ils combinent le modèle de franchise en fournissant un financement d'actifs aux entrepreneurs locaux afin qu'ils puissent créer des entreprises locales pour purifier l'eau contaminée de leurs quartiers et contribuer à mettre fin à la crise de l'eau.
Le défi
Le modèle de distribution des franchises de Jibu consiste à effectuer le processus de purification de l'eau dans les communautés urbaines et périurbaines à forte densité, et à se concentrer sur les quartiers situés à quelques pas de la vitrine.
L'entreprise dispose d'un modèle commercial décentralisé et hyperlocal qui lui permet de maintenir ses dépenses à un faible niveau. Par exemple, le fait de se concentrer sur les personnes mal desservies vivant à proximité permet d'éliminer les coûts de transport. De plus, il n'y a pas de marges bénéficiaires pour les intermédiaires ou les détaillants puisqu'ils vendent directement aux consommateurs. Enfin, étant donné que les bouteilles sont réutilisées, les clients versent un dépôt unique pour les bouteilles, puis échangent les bouteilles contre des bouteilles pleines, en ne payant que l'eau.
Jibu sert ses clients directement ou indirectement. Ils effectuent trois principaux types de ventes : les ventes sur le terrain, les commandes et les livraisons, et les ventes sans rendez-vous. Chaque franchise a au moins un directeur de franchise, un directeur de production et un pilote.
Le responsable de la franchise joue également le rôle de directeur des ventes dans la plupart des cas.
L'efficacité est un facteur clé des opérations de Jibu. Le marché principal étant constitué de la population qui n'a pas les moyens d'acheter de l'eau potable quotidiennement, l'entreprise doit maintenir ses dépenses à un faible niveau pour atteindre ses objectifs. Au cœur du modèle opérationnel de Jibu se trouve la numérisation des activités des franchisés afin d'assurer un niveau de productivité décent et la possibilité de faire évoluer le modèle commercial à un niveau supérieur.
La solution
Jibu recherchait une solution informatique à la fois suffisamment mature pour soutenir sa croissance et flexible pour être personnalisée en fonction de la façon dont elle mène ses opérations. L'une des principales exigences était également d'être compatible avec les environnements à faible connectivité et d'adopter une approche axée sur le mobile, car tous les utilisateurs interagiraient principalement avec la solution via leur smartphone.
1. Numérisation et automatisation des processus de vente
L'application FieldPro a été mise en œuvre pour automatiser les processus de vente des franchises. Pour y parvenir, trois flux de travail principaux ont été créés en fonction des trois types de ventes réalisés par chaque franchise :
- Ventes sur le terrain : le cavalier rend visite à des clients réguliers et leur propose le produit sans aucune précommande. Ils sont capables de capturer des informations dans l'application mobile, telles que le client, les SKU, la quantité, le type de paiement, entre autres. Les tâches de suivi consistent en un calcul automatique du montant à récupérer et de la date de recouvrement prévue (en cas de crédit). Une autre tâche de suivi est l'état du retour des bouteilles.
- Commandes et livraison: le franchisé reçoit une commande (du client ou du centre d'appels Jibu) qui doit être expédiée à son passager. Le passager reçoit une tâche dans l'application mobile pour livrer une commande. Dans la tâche, tous les détails de la commande sont disponibles. Avec l'application mobile FieldPro, les responsables peuvent capturer des informations pour enregistrer la commande, telles que le client, la quantité de SKU, la date de livraison prévue, entre autres. Les tâches de suivi consistent à créer une tâche « Expédition/Clôture de la vente » pour l'utilisateur du passager dans l'application mobile.
- Ventes sans rendez-vous: le client entre dans le magasin et effectue un achat « au comptoir ». Le client n'est peut-être pas un client régulier et souhaite simplement acheter une bouteille sans donner ses coordonnées. Le responsable est en mesure de saisir des informations sur les détails du client (ce n'est pas primordial), la quantité de SKU vendus, le montant, le type de paiement ou des commentaires supplémentaires dans l'application mobile.
Après la mise en œuvre de chaque flux de travail, les utilisateurs peuvent gérer leurs tâches via l'application mobile FieldPro.
Tout d'abord, le responsable de la franchise vérifie chaque matin les commandes en cours et expédie les produits aux coursiers pour livraison. Il enregistre le nombre de produits remis à chaque cycliste au début du voyage. Au cours de la journée, il saisit les commandes et les attribue aux coursiers pour livraison, s'occupe des clients « sans rendez-vous » et enregistre les dettes et les retours de bouteilles. À la fin de la journée, le responsable obtient les détails de la production et du gaspillage d'eau, et est en mesure de concilier la réservation et le retour des passagers de manière plus précise et plus simple.
Ensuite, les passagers utilisent l'application mobile pour sélectionner un itinéraire et cartographier tous les points de vente à visiter pendant la journée. Ils sont en mesure de vérifier s'ils ont des commandes à livrer, afin de pouvoir aller chercher les produits chez le franchisé et prendre la route pour rendre visite aux clients. Chaque fois qu'ils sont avec un client, ils peuvent s'enregistrer chez lui et renseigner les informations des KPI qui se produisent à ce niveau, telles que les ventes réalisées, les bouteilles collectées, les paiements. À la fin de la journée, les coureurs peuvent concilier les ventes avec le responsable via l'application mobile.
2. Mise en œuvre des bouteilles et du suivi de la production
D'autres flux de travail ont été mis en œuvre pour les activités de recharge, tels que la production et le suivi des déchets, principalement utilisés par le directeur de production. Il existe également des flux de travail liés aux bouteilles, tels que les rapports sur les bouteilles cassées, l'achat de stocks de bouteilles et la collecte des bouteilles, qui sont utilisés par les gestionnaires de franchise et les passagers pour le rapprochement en fin de journée. Enfin, les profits et les pertes ont également été créés pour permettre aux gestionnaires de franchise de suivre l'aspect financier de l'entreprise.
3. Suivi des performances opérationnelles et financières :
Les gestionnaires de franchisés peuvent accéder à des informations commerciales en fonction de leurs opérations via le Web et l'application mobile. L'application Web présente des informations sur les clients, les détails de l'inventaire, les profits et les pertes, le temps travaillé et donne un aperçu des ventes, des commandes et des livraisons effectuées. Grâce au mobile, les utilisateurs peuvent accéder au suivi des dettes, au rapport sur les revenus et la trésorerie, au rapport sur les volumes et les bouteilles, au rapport sur la production et les déchets et au suivi de la création de clients.
Tableaux de bord des ventes et des commandes
Informations mobiles
L'impact
FieldPro et Jibu ont entamé un partenariat en 2020 pour numériser les opérations de vente des franchisés dans le but d'automatiser les processus. Au cours des 12 derniers mois, nous avons pu déployer notre solution dans tous leurs pays africains : Ouganda, Zambie, Tanzanie, Rwanda, Kenya, Burundi, Congo. Cela représente un total de 500 franchisés, 1 500 utilisateurs et 30 000 clients approvisionnés.
Jibu surveille l'adoption en comparant les ventes d'eau produites et prévues suivies par des capteurs et les ventes enregistrées dans l'application. Les franchisés sont également constamment informés des fonctionnalités et de l'utilisation de l'application grâce à un personnel de formation dédié dans chaque pays.
Les utilisateurs voient un grand avantage à utiliser cet outil pour améliorer leur efficacité, comme l'explique Vincent, directeur des franchises de la succursale de Lavington à Nairobi : « L'application nous aide à concilier les ventes et à gérer notre activité au quotidien, c'est un élément clé de notre activité. J'aime vraiment ça. »
Au niveau de la direction également, la pertinence de FieldPro en tant qu'outil technologique approprié pour soutenir la croissance de l'entreprise est clairement satisfaite.
« FieldPro a fourni à nos partenaires un excellent outil pour bien gérer leur activité ».
Isaac Kiuka, responsable informatique mondial, Jibu co.
« FieldPro est une application hautement personnalisable conçue pour la chaîne de distribution du dernier kilomètre. Sa conception intuitive et conviviale permet de l'adapter facilement à différentes catégories d'utilisateurs, telles que les passagers, les propriétaires de magasins, les représentants commerciaux, etc. Enfin, ce n'est pas seulement le produit lui-même, mais aussi toute l'équipe d'Optimetriks qui font de l'expérience FieldPro une expérience formidable. L'équipe est très dévouée, dynamique, sympathique et répond toujours rapidement. Le partenaire idéal pour les organisations en pleine croissance. »
Tim Kasperidus, directeur des opérations de la société Jibu
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