Les données : la clé du succès des opérations terrain pour les entreprises dans la distribution

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La gestion des opérations sur le terrain fait intervenir différents acteurs, les field user (commerciaux/livreurs) qui sont sur le terrain, les chefs d’équipe ou superviseurs et les directeurs (directeur commercial/marketing). Entre les objectifs fixés par la direction et les actions exécutées par les équipes sur le terrain, il peut y avoir parfois un énorme gap. Ce décalage entre les objectifs et la réalité du terrain est souvent causé par un manque de visibilité et de traçabilité sur les opérations.

Plus le contexte est incertain et opaque, plus les managers ont besoin de repères sur lesquels s’appuyer. La solution : collecter le maximum de données possible sur l’ensemble des opérations terrain, les exploiter et les interpréter à bon escient pour prendre les bonnes décisions. Un tel dispositif permettra d’avoir une meilleure visibilité sur les opérations terrain et d’agir rapidement en cas de difficulté. 

Nous allons dans cet article vous présenter trois axes qui vous aideront, dans un projet de collecte de données pour vos opérations terrain.

Choisir le bon outil pour la collecte des données

Il est difficile d’opérer des améliorations ou des changements sans disposer de fondements concrets, de supports de référence. Les  données terrain pour les entreprises dans la distribution de biens de consommation, l’accès à l'énergie, l’agriculture ou les services financiers, tiennent cette fonction cruciale. Elles représentent le socle sur lequel l’entreprise doit s’appuyer pour conduire son activité. Alors comment choisir le bon outil pour la collecte de ces données sur le terrain ? Le choix de l’outil est déterminant et il doit répondre à des critères qui sont spécifiques à votre activité. 

De manière générale, lors de toute acquisition de nouvel outil au sein de l'entreprise, on prend le temps d'analyser son activité afin de déterminer avec précision ses besoins. Ce n'est qu'après cette étape qu’il est possible objectivement de décider quelles fonctionnalités sont essentielles pour votre entreprise et doivent donc être présentes dans le logiciel à choisir. Vous devez opter pour un outil simple d’utilisation pour la force de vente car c’est elle qui sera amenée à l’utiliser au quotidien. 

Dans le cadre du projet MERIEM (Mobiliser les Entreprises sahéliennes pour des Réponses Innovantes et à large Echelle contre la Malnutrition), c’est la facilité d’utilisation de la solution FieldPro qui a retenu le plus l’attention de Mamby DIAKITE (Deputy Program Manager/ Expert Marketing). Dans un contexte où la force de vente a déjà des habitudes bien ancrées, il faut une solution facile à prendre en main pour qu’elle puisse s'adapter progressivement. Aujourd’hui, ce sont 54 commerciaux sur le terrain qui disposent d’une solution pour travailler plus efficacement.

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Le logiciel choisi doit être également modulable, pour pouvoir s’adapter facilement à votre activité mais surtout pour pouvoir suivre le rythme de développement de votre entreprise. Pour en savoir plus sur le sujet, nous vous invitons à consulter cet articleque nous avons rédigé sur les dimensions à prendre en compte pour le choix d’une solution SFA.

Fluidifier la remontée des informations sur le terrain

Lors des activités sur le terrain, la force de vente peut se retrouver vite débordée quand elle doit visiter de nombreux points de vente par jour. Entre le moment où les observations sont faites sur le terrain, et le temps de leurs prises en compte par les managers, un bon moment peut s’écouler. Il est donc important de bien penser à faciliter les interactions entre les équipes sur le terrain et celles au bureau en fluidifiant la remontée des informations. 

Un CRM mobile est un excellent outil qui permet à votre équipe terrain de disposer d’une mobilité digitale et peut vous aider à faciliter la transmission des informations entre les différentes équipes. Grâce à ce logiciel, les commerciaux pourront, dès qu’ils détectent un besoin qu’ils ne pourraient pas satisfaire, enrichir la base de données. En utilisant des workflows (flux de tâches opérationnel)spécifiques pour chaque action opérationnelle (enregistrement d’une vente, d’un point de vente ou d’un retail audit),  vous uniformisez la manière dont les données sont collectées et transmises.

Cela garantira la pertinence des informations remontées. Veillez à bien demander à votre force de vente de renseigner le CRM mobile sur les lieux de la visite. Ainsi, ils ne perdront pas l’information et cette pratique deviendra un réflexe. En utilisant la solution FieldPro vous pourrez grâce à la fonctionnalité Geo check in vous assurer que la visite et les informations ont bien été effectuées à l'emplacement du client.

Grâce à FieldPro, MAÏA Africa une entreprise sociale basée au Burkina Faso qui produit et commercialise une pommade pour protéger les populations africaines du paludisme, réussit à géolocaliser ses points de vente et faire une remontée d’information en temps réel

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Analyser la donnée pour une meilleure prise de décision

Le but ultime de la collecte des données est une analyse de celles-ci pour permettre aux instances décisionnaires de prendre des décisions éclairées. Elle est sans doute l’étape la plus importante pour vous permettre d’avoir du succès dans vos opérations terrain.

Les attentes des managers sont de pouvoir visualiser et comprendre ce qui se passe sur le terrain de façon simplifiée. Les données qui sont remontées doivent être traitées et affichées sous forme de tableau de bord, de graphique et de liste  pour répondre à ces besoins. Chaque marque fonction de ces objectifs souhaite avoir un type d’analyse précis. Parmi les données que les marques analysent pour rendre performant leur opération terrain nous retrouvons entre autres, les données de localisation des clients et des sites d’intervention car sans localisation précise, il est tout simplement impossible de créer des tournées optimisées pour les déplacements des agents de terrain.

Ensuite, les données relatives aux durées des visites. Une information cruciale pour établir des plannings tenables et des tournées équilibrées. Enfin, les données liées aux ventes réalisées par chaque commercial pour déterminer la performance individuelle de chaque  membre de l’équipe.

Le traitement de ces données peut se faire de façon manuelle ou automatique. Pensez à gagner du temps et en efficacité en automatisant l'analyse de vos données terrain. Le choix de la solution pour analyser vos données terrain est tout aussi important que celui du choix de la solution pour collecter ces données. Aujourd'hui la majorité des CRM mobiles pour la force de vente sont liés à une plateforme web qui analyse les données et fournit des rapports. La solution FieldPro en plus de son CRM mobile off-line, dispose d'une plateforme web destinée au chef d'équipe, analyste et aux directeurs. Elle analyse les données collectées sur le terrain pour les afficher sous forme de tableau de bord et fournit des rapports téléchargeables en fichier Excel ou PDF. Elle a de nombreuses fonctionnalités et sa particularité est de pouvoir être modulable et adaptable pour fournir différents types de tableaux de bord et d'analyse en fonction des demandes du client.

Conclusion

L’utilisation de la donnée est aujourd’hui un facteur clé de succès dans la gestion de ses opérations terrain. De nombreuses entreprises l’ont compris et s'équipent d'outils leur permettant de collecter et d’exploiter ces données. Certaines font le choix de développer des logiciels en interne et d’autres utilisent des solutions clés en main. Que vous décidiez d’opter pour l’une de ces options vous devez faire des recherches pour avoir les bonnes informations avant de vous lancer. Vous pouvez également lire notre article qui parle des avantages et inconvénients de l’achat ou du développement d’une solution en interne.  

Pour aller encore plus loin dans ce projet d’utilisation des données pour améliorer les opérations terrain, il est important de ne pas oublier les utilisateurs finaux qui sont les commerciaux sur le terrain force. L’outil pour la collecte des données doit avant tout faciliter leur travail. L’exploitation des données, quand elle est maîtrisée, permet de mieux connaître  son marché et d'innover.

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Avec FieldPro vous n’aurez plus à relever sur papier toutes vos observations ou opérations terrain. Vous n'entendrez plus de rentrer au bureau pour partager l’information car elle sera remontée en temps réel. N’hésitez pas à nous contacter, pour avoir une démo de notre solution et savoir comment nous pouvons vous accompagner dans votre processus de digitalisation de la collecte et de l’analyse de données terrain.

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Digitalisez la gestion de votre équipe terrain