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FieldPro
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El cliente
Danone adquirió una participación mayoritaria en Fan Milk Ghana (FMG) en julio de 2019. FMG es una marca muy conocida en Ghana, ya que tiene más de 50 años y se consume a diario a gran escala. Produce productos alimenticios de consumo: productos congelados, productos lácteos de larga duración y zumos de larga duración, con precios unitarios bajos, que oscilan entre 0,1 y 0,8 dólares.
En su mayoría se venden en un esquema de distribución indirecta. Alrededor de 1000 distribuidores, denominados «agentes», almacenan y venden los productos a través de miles de vendedores ambulantes o ambulantes, trabajadores independientes que deambulan por las calles para llegar a los consumidores finales, que son fácilmente reconocibles por sus uniformes y sus carritos o bicicletas.
El característico sonido de un vendedor que alerta de su presencia se ha convertido incluso en un sonido familiar y característico de Accra, como se puede ver en este anuncio de Fan Milk.
El desafío
Esta administración depende de los agentes que se ocupan de los proveedores de campo, lo que significa:
- Disponer de locales dedicados y de marca
- Almacenamiento de los productos en frigoríficos
- Gestión del equipo (bicicletas, carritos, etc.)
- Asignar los productos a los vendedores y recopilar la información de ventas de cada uno
Los vendedores no están vinculados contractualmente con los agentes, sino que actúan como autónomos que se presentan a trabajar cuando pueden y desean hacerlo. Suele ser un duro trabajo de subsistencia, que requiere estar de pie y caminar todo el día bajo el sol en entornos de calles concurridas.
Como consecuencia, existe el problema de la rotación de proveedores, lo que significa que dejan de trabajar mientras están capacitados y equipados.
El objetivo de Fan Milk es garantizar que los vendedores vengan regularmente a vender, evitando fluctuaciones inesperadas en las ventas de FMG. Las investigaciones han señalado que una gestión más estrecha del proveedor sobre el terreno y un mecanismo de adjudicación basado en el desempeño pueden reducir significativamente la pérdida de clientes.
Teniendo en cuenta el costo de incorporar y equipar a un agente y el tiempo que tarda en alcanzar más ventas, hay un argumento comercial claro para invertir en una solución en ese campo.
Los objetivos esperados al implementar nuestra solución eran los siguientes:
- Establezca un mecanismo de informes de ventas transparente, preciso y automatizado a nivel de agente y proveedor de campo (FV). Si bien Fan Milk capturaba las ventas para el agente a través de su sistema de facturación estándar en el ERP (vender con entrada), no podían ver las ventas de los agentes (ventas a vendedores), lo que significaba que no podían saber en tiempo real la posición neta de las existencias a nivel de agente ni cuándo debían pedirles que hicieran el pedido.
- Aporte eficiencia y visibilidad al análisis de datos de ventas a través de una suite completa de inteligencia empresarial. Estos informes ahora pueden mostrar, en varios niveles, regiones, agentes, hasta el proveedor individual, el rendimiento de las ventas, la asistencia, los SKU vendidos, etc.
- Aumente la eficiencia en la supervisión de la gestión de activos para optimizar su impacto en las ventas. Fan Milk proporciona activos a los agentes para que los vendedores sean más productivos: carritos, cajas de entrada o bicicletas. Existe un problema para poder conciliar claramente a los agentes con los activos y medir la productividad de cada activo, es decir, cómo contribuye a las ventas. Esto se hace registrando las ventas del proveedor con un activo específico en la aplicación.
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La solución: captura digital de datos
La piedra angular del proyecto consistía básicamente en poner en manos de los 1000 agentes y sus dependientes nuestra aplicación móvil para permitirles registrar sus vendedores y activos y registrar sus ventas diarias.
Nuestra aplicación para Android se puede descargar directamente desde Play Store y se actualiza periódicamente, lo que facilita su distribución entre los agentes. Y lo que es más importante, nos hemos asegurado de que es compatible con todos los dispositivos Android para evitar que Fan Milk tenga que preocuparse por dar teléfonos específicos a los agentes. Se trata de un modelo de «trae tu propio dispositivo» que facilita las cosas a Fan Milk.
La captura de datos pasó de un informe en papel a uno digital gracias a la adopción de nuestra aplicación móvil como interfaz frontal para los agentes. Hay que tener en cuenta que antes de que una aplicación móvil fuera fácil de usar, el dependiente de la tienda tenía que anotar los datos en libros grandes que Fan Milk entregaba a los agentes.
Como puede ver en la imagen, fue un ejercicio tedioso primero anotarlo, pero aún más agregar los datos a nivel global en tiempo real. Como puede ver, incluso conciliar a los proveedores con solo un nombre no es realmente fiable.
El primer paso del sistema consistía en rellenar las listas: proveedores de campo, activos y SKU. El agente registra a cada proveedor de campo según 20 atributos, incluidos los datos de información clave, como su número de teléfono, su identificación y su imagen facial. Estos atributos se han definido de forma personalizada, según la clasificación de Fan Milk. Si bien los primeros lotes los proporcionó la oficina central, las siguientes ediciones y adiciones las realizaron directamente los agentes desde el dispositivo móvil. De hecho, nuestra funcionalidad de listas puede ser de solo lectura si no es necesario que el usuario móvil la modifique, como ocurre con los SKU, o puede editarse. Si se puede editar, la ventaja es que te aseguras de que solo haya una lista en todo momento actualizada en todo el sistema.
Esto es especialmente necesario para gestionar los proveedores que van y vienen en cualquier momento, y no habría sido posible que solo el administrador del sistema los creara. Capacitar a los agentes para que lo hicieran ha sido clave para el éxito de la implementación.
El siguiente paso consiste en registrar las ventas. Todas las mañanas, el agente registra la reserva del vendedor de campo, es decir, los productos que entrega a crédito al vendedor para que los venda durante el día. Selecciona al vendedor de la lista, el activo que está utilizando y, a continuación, navega por una matriz para registrar el número de productos «reservados».
Esa reserva genera una tarea de devolución, que vence al cabo de unos días, que los agentes deben completar para indicar cuántos productos ha devuelto el vendedor y el dinero adeudado. La configuración de caducidad es configurable y permite asegurarse de que el cierre se ha realizado. Otras características clave de la aplicación son:
- Modo offline, que permite al agente trabajar aunque no esté conectado. Todas las funcionalidades de la aplicación, incluso la captura por GPS, funcionan sin conectividad de datos. Esto es particularmente relevante en áreas con datos de mala calidad.
- Restricción de la lista de proveedores solo al agente. Un agente solo ve los proveedores y los activos que se le han asignado, a través de un parámetro de alcance.
- Capacidad para compartir una tarea entre los diferentes miembros de un agente (dependienta, gerente). Esto le da al propietario de la empresa un control total sobre lo que hacen sus dependientes y, si alguno de ellos está ausente, puede intervenir.
- Cálculo automático de la cantidad y el valor vendidos. Esto genera más confianza en la relación entre el vendedor y el agente para saber el dinero que se devolverá. Cuando un vendedor se queda con más de 10 tipos de SKU diferentes y una gran cantidad, y hay 20 vendedores en la tienda, la dependienta necesita saber rápidamente el dinero que debe cobrar.
- Capacidad para buscar fácilmente en la lista de proveedores y equipos.
- Información en la aplicación para ver el rendimiento por proveedor de campo, etc.
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Fan Milk Management utiliza un conjunto completo de paneles de informes en línea para comprender el rendimiento de su negocio de actividades al aire libre. Hay varios filtros disponibles, según el nivel geográfico, el tipo de agente, etc. Los informes se actualizan en tiempo real y permiten a Fan Milk tener el control total de su dinámica de ventas.
El impacto
En menos de 6 meses, Fan Milk ha podido, a través de su red de 1000 agentes, recopilar todos los detalles de registro de más de 15 000 proveedores de campo. La solución también se ha replicado en los demás países en los que opera Fan Milk: Nigeria, Togo, Benín, Costa de Marfil y Burkina Faso, en un tiempo récord.
Fan Milk ha aprovechado la oportunidad para aprovechar los datos de ventas para implementar comisiones mensuales a los proveedores de campo en función de varios criterios de desempeño, como la cantidad de días trabajados, sus ventas diarias promedio y las ventas totales. Gracias a nuestra solución digital, podemos calcular rápidamente el pago adeudado a cada proveedor, mostrarlo en una página web para que el equipo de finanzas lo valide y, a continuación, automatizar el pago masivo en dinero móvil a los proveedores de campo unos días después del final del mes, lo que aumenta su motivación.
«La solución de Optimetrik nos ha ayudado a mejorar drásticamente la comprensión del negocio de actividades al aire libre. Gracias a los datos oportunos que obtenemos, podemos entender el compromiso del personal sobre el terreno y establecer la política de ventas adecuada para lograr nuestros objetivos».
Joseph Ribeiro, gerente de operaciones de ventas, Fan Milk Ghana
«Estoy muy contento de contar con Optimetriks como nuestro socio de TI para nuestro esfuerzo de digitalización de ventas. Agradezco su reactividad a la hora de implementar soluciones de software que son relevantes para nosotros, que producen los datos analíticos correctos para comprender nuestra distribución de forma granular, ya sea que se trate de proveedores de campo o minoristas. Han podido replicarse de manera eficiente en nuestros seis países de África occidental, independientemente de sus especificidades».
Ziobeieton Yeo, director general de África occidental, director general de Ghana
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