Introduction - Prenez votre temps avant de sélectionner le logiciel à adopter
Une solution d'automatisation des forces de terrain apportera plus d'efficacité et de transparence à vos opérations sur le terrain. Il s'agit généralement d'une solution basée sur le cloud composée de deux applications :
- Application mobile
- Application Web
Décider de mettre en œuvre une solution d'automatisation des forces de terrain est un engagement à long terme. Le processus de prise de décision ne doit pas être précipité et doit être mené avec la bonne gouvernance en interne, avec un alignement entre toutes les parties prenantes : ventes, marketing, finances, achats, etc.
Dans cet article, nous essayons de vous éclairer davantage sur ce qui doit être pris en compte lors de votre choix et sur la manière de structurer le processus de prise de décision.
La méthodologie en 4 étapes pour sélectionner un logiciel
Nous avons défini les 4 étapes simples à suivre :
- Définissez vos besoins dans un cadre de travail précis. Comprenez, évaluez et hiérarchisez vos besoins. Plus ils sont précis, plus il sera facile pour le fournisseur de s'engager à respecter un calendrier précis pour le déploiement et plus il y a de chances que ce que vous obtenez corresponde réellement à vos besoins. Gardez à l'esprit que les demandes qui suivent le brief seront souvent considérées comme des demandes de modification, il est donc préférable d'y réfléchir le plus possible avant de prendre en compte toutes les dimensions de la mise en œuvre.
- Présélectionnez les fournisseurs. Identifiez les fournisseurs concernés en fonction de leur expérience du secteur et de leur mise en œuvre antérieure. Il peut également être intéressant d'essayer de nouveaux acteurs, tels que des start-up moins expérimentées, auquel cas ce qui compte sera la qualité du leadership, son expérience professionnelle et le financement de l'entreprise.
- Évaluez le fournisseur selon les bonnes dimensions répertoriées ci-dessous. Avant de regarder le prix, considérez toutes les dimensions que nous détaillons ci-dessous. Demandez des démonstrations de produits en relation avec vos cas d'utilisation
- Enfin, sélectionnez le fournisseur qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'attribuer une note sur une matrice portant sur toutes les dimensions et de faire participer les bons décideurs.
Consultez les commentaires des utilisateurs
Bien qu'il existe de nombreux logiciels, ce qui compte pour garantir leur adoption par les utilisateurs, c'est la qualité de l'expérience utilisateur.
Et ce qui est bien aujourd'hui, c'est qu'il est plus facile de voir les commentaires des utilisateurs actuels sur l'utilité et la facilité d'utilisation de l'outil pour eux, sans le filtre habituel de l'exagération marketing.
Pour l'application mobile, les avis peuvent être consultés sur la liste PlayStore ou App Store de l'application.
Vérifiez le nombre de téléchargements, le nombre d'avis, la note et les commentaires qualitatifs rédigés par les utilisateurs.
D'autres sources de commentaires peuvent être la page produit LinkedIn ou des pages dédiées, telles que Capterra ou GetApp. Vérifier qui a donné les commentaires et lire les commentaires peut être très utile pour comprendre les forces et les faiblesses du produit. Avec Linkedin, vous pouvez savoir d'où vient l'avis, ce qui vous aide à établir des liens avec l'évaluateur.
Essayez le produit avec un pilote
Lors de l'achat d'un produit logiciel, il est courant de l'essayer à une échelle limitée avant de procéder à un déploiement complet. Vous devriez demander aux différents fournisseurs de vous présenter une démonstration du produit présentant les principales fonctionnalités ou éventuellement de procéder à une démonstration de faisabilité pour voir en quoi cela peut être utile aux besoins de votre entreprise.
Bien qu'un logiciel puisse être beau sur un diaporama ou sur une démo contrôlée, rien ne remplace un véritable test auprès de vrais utilisateurs pour être convaincus qu'il s'agit de la bonne solution.
Idéalement, le projet pilote devrait durer au moins un mois et impliquer 10 utilisateurs et une équipe interfonctionnelle chargée de tester la solution de bout en bout.
Le projet pilote constitue une occasion unique de tester les possibilités de l'outil et de s'assurer qu'il répond aux besoins de votre entreprise.
Évolutivité
Par évolutivité, nous entendons la capacité du logiciel à soutenir la croissance de votre entreprise, en termes de prise en charge d'une utilisation plus intensive ou d'un plus grand nombre d'utilisateurs.
L'achat d'un tel logiciel est généralement un engagement à long terme. Vous devez donc être sûr qu'à mesure que vos besoins évoluent et que l'utilisation augmente, le logiciel peut se développer en même temps.
L'évolutivité est un terme technique qui signifie que quel que soit le nombre d'utilisateurs utilisant le logiciel, la qualité de l'expérience utilisateur, exprimée en termes de vitesse, etc. sera la même.
Un logiciel non évolutif équivaut à une impasse, dans laquelle vous ne pouvez pas progresser davantage en raison de failles architecturales.
Concrètement, supposons que le logiciel fonctionne correctement sur 100 utilisateurs, sur un rôle d'utilisateur spécifique, et que vous souhaitiez désormais le déployer sur l'ensemble de vos 2 000 utilisateurs sur le terrain, en gérant l'ensemble de votre clientèle de 200 000 clients. À ce stade, vous vous rendez compte que le chargement de l'application prend beaucoup plus de temps, que le volume de données fait planter les rapports, etc.
Le défi est qu'il est difficile de résoudre ce type de problèmes tant que l'on n'a pas atteint cette ampleur et cette utilisation. Une façon de vérifier est donc de :
- Voir l'utilisation actuelle gérée par le logiciel
- Visualisez les implémentations avec autant d'utilisateurs que vous
- Exiger des tests de résistance pour simuler chaque utilisation
-
Intégration à des systèmes tiers via des API
L'avantage d'un tel logiciel est de pouvoir communiquer avec d'autres systèmes que vous avez peut-être déjà en place, tels que :
- Un logiciel de planification des ressources d'entreprise (Syspro, Sage, Navision, SAP, etc.)
- Un système de support client/service (Zendesk, etc.)
- Un système de gestion de la distribution
- Un système de paiement/communication (SMS, Mobile Money, etc.)
Pour que cela soit possible, vous devez vous assurer que le logiciel que vous achetez dispose du bon ensemble d'API pour permettre cela. Les API sont l'acronyme d'Application Programming Interfaces. Il s'agit d'un langage technique bien défini qui permet de transmettre des informations entre les systèmes de manière robuste et évolutive. La façon de vérifier cela est de lire la documentation publique des API. Des API bien rédigées et claires à comprendre permettront aux développeurs de créer facilement des intégrations avec d'autres systèmes.
Possibilité de personnaliser et de configurer
Il est essentiel de s'assurer que le logiciel n'est pas un cadre rigide que vous pouvez difficilement modifier. Vous souhaiterez peut-être personnaliser :
- Les informations à renseigner dans les workflows (flux de travail) des utilisateurs en termes d'activités
- Les dimensions sur lesquelles vous identifiez vos clients, vos produits, etc.
- La structure de vos rapports
Dans certains cas, les clients doivent modifier leurs méthodes de travail pour s'adapter aux modèles fournis par la solution. Nous pensons que c'est le contraire et que le logiciel doit être suffisamment modulaire et personnalisable pour s'adapter aux besoins de votre entreprise.
Une autre façon de vérifier cela consiste à déterminer dans quelle mesure le logiciel est en libre-service ou nécessite l'intervention de l'assistance du fournisseur du logiciel. En tant qu'engagement à long terme, il est préférable qu'une ressource dédiée de votre côté soit formée pour comprendre toutes les possibilités de l'outil et que celui-ci vous laisse une grande indépendance dans la mise en œuvre des modifications de votre côté.
Évaluation du coût lors de l'élaboration de l'analyse de rentabilisation
Pour les logiciels basés sur le cloud, mieux connus sous le nom de Software-as-a-Service (SaaS), qui sont devenus la norme, le modèle de tarification habituel est basé sur un abonnement, ce qui signifie qu'ils sont considérés comme des dépenses opérationnelles (Opex) et non comme des dépenses d'investissement (Capex).
Un abonnement est judicieux pour couvrir la mise à jour continue d'un logiciel SaaS, le support client, etc. Il est généralement basé sur le nombre d'utilisateurs mobiles par mois.
Il est courant de prévoir également des frais d'installation pour le déploiement du logiciel et sa configuration initiale. Cela dépendra du nombre de jours consacrés à la mise en œuvre de la solution.
Pour comparer les prix, vérifiez les dimensions suivantes :
- Ce qui est couvert par le support et ce qui ne l'est pas. Dans quelle mesure le support répondra-t-il à vos demandes ou les qualifiera-t-il de demande de modification payante ?
- S'il existe une réduction en fonction du nombre d'utilisateurs
- Les conditions de paiement : paiement anticipé, trimestriel, annuel, etc.
Lorsqu'il s'agit de préparer les analyses de rentabilisation, vous devez prendre en compte les économies de coûts que ce logiciel vous permettra de réaliser. Cela présente des avantages explicites, tels que la réduction de la nécessité de recourir à des commis à la saisie des données dédiés ou à des ressources papier si tel est le processus actuel.
Il existe également des avantages implicites tels que :
- Une productivité accrue des utilisateurs, sur le terrain et au bureau
- Meilleures pratiques de coordination interne et de partage d'informations
- Un niveau supérieur de transparence et d'efficacité, etc.
- Réduction du risque de fraude
- Amélioration de la qualité des rapports pour prendre des décisions éclairées
Conclusion
Nous espérons que cet article a été instructif. En tant que fournisseur de logiciels, nous recommandons à nos prospects de suivre ce processus de prise de décision afin de garantir un alignement complet entre ce que nous mettons en œuvre et leurs besoins.
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