Quelles sont les principales exigences d'une solution d'automatisation de la force de vente ?

Une telle solution s'adresse à tout producteur ou distributeur de biens de consommation devant alimenter un réseau de distribution fragmenté en de nombreux points de vente.

Dans ce type de configuration, courant dans les pays émergents, un producteur aura souvent recours à un modèle de distribution indirecte, en s'appuyant sur des distributeurs qui ont la capacité logistique de rejoindre tous ces points de vente, notamment via la vente/commerciale.

Compte tenu des volumes et de la complexité de la surveillance, l'adoption d'une solution numérique est essentielle.

Les difficultés souvent rencontrées par une marque qui conduisent à la mise en place d'une solution sont les suivantes :

• Perte de données et difficulté d'exploitation des données enregistrées sur papier
• Saisie manuelle fastidieuse des tâches administratives pour les vendeurs
• Difficulté à préparer le plan de tournée pour les vendeurs et à en assurer la bonne exécution ;
• Difficulté pour les superviseurs de suivre de manière optimale l'activité quotidienne d'un vendeur et de s'assurer de la bonne exécution du plan de tournée ;
• Difficulté à avoir les réalisations par point de vente et par SKU pour chaque vendeur ;
• Difficulté à avoir en temps réel les réalisations des vendeurs en termes de déstockage SD ainsi que le niveau de leurs encours ;
• Difficulté à analyser les performances des vendeurs ;
• Difficulté à mesurer la couverture des points de vente.

Les objectifs généraux qu'une marque recherche en mettant en œuvre une telle solution sont les suivants :

• Contrôlez efficacement votre chaîne de distribution
• Améliorer la productivité de ses équipes sur le terrain
• Obtenir des données quantitatives précises permettant une évaluation objective des performances, servant ainsi de base au calcul des commissions variables
• Gagnez du temps sur le traitement manuel des informations, automatisez les processus métier
• Écouter le marché, mieux répondre aux problèmes identifiés pour offrir une meilleure qualité de service aux magasins desservis
• Fournir aux distributeurs un outil leur permettant de mieux comprendre leur activité et les gains réalisés en distribuant la marque
• Mieux contrôler les niveaux d'endettement des points de vente, des distributeurs, etc.

Quelles équipes sont concernées par un outil d'automatisation de la force de vente ?

• Les équipes de vente employées par la marque elle-même
• Les équipes de vente des distributeurs, non supervisées par la marque
• Équipes d'audit du commerce de détail, employées directement ou sous-traitées à une agence
• Équipes de marketing commercial, employées directement ou sous-traitées à une agence

L'article passera en revue les différents composants de la solution SFA :

• Gestion de la relation client (CRM)
• Gestion des forces de terrain
• Système de gestion des distributeurs (DMS)
• Exécution dans le commerce
• Digitalisation des ventes
• Gestion des stocks et des commandes
• Rapports de performance

Gestion de la relation client

Une automatisation de la force de vente comporte un composant de gestion de la relation client.

Tout d'abord pour la gestion des contacts, pour pouvoir identifier correctement les clients, stocker les données sur un hébergement cloud et y accéder via une interface mobile ou Web, filtrer le portefeuille, etc. Informations typiques à collecter :

• Nom
• Lieu
• Photo
• Contacts
• Modes d'achat
• Classification du point de vente : supermarché, épicerie, kiosque, table, etc.
• Modes de paiement acceptés : espèces, chèque, argent mobile, etc.
• Possibilité de vendre à crédit ou non
• Les clients peuvent également être automatiquement différenciés en fonction de leur statut : prospect, prospect et client.
• Suivi des interactions avec les clients, pour gérer et suivre toutes les interactions qui ont été menées avec le client en termes de visites, de ventes, d'engagements.
• Gestion des prospects, pour simplifier le processus de distribution des prospects en attribuant un prospect au bon représentant commercial sur la base de critères prédéfinis
• Visualisation cartographique. L'outil devrait permettre d'afficher sur Google Maps le client en fonction de sa position GPS afin de mieux comprendre les territoires couverts.

Système de gestion des distributeurs

• Capturez les informations et les détails du distributeur : nom, position, contacts, objectifs de volume et position GPS.
• Associez vos clients aux distributeurs
• Capturez les commandes des clients via l'application mobile et permettez au distributeur et au représentant commercial de suivre leurs commandes respectives.
• Intégrez l'ERP pour obtenir le stock principal acheté par le distributeur et surveiller le stock net du distributeur. Générez des Alters de stock.
• Surveillez les actions à la clôture hebdomadaire et les ventes hebdomadaires à négocier — Recevez des alertes et des rapports.
• Définissez les limites de crédit conformément à l'ERP
• Définissez la promotion et les incitations.

Système de gestion des forces de terrain

Planification et exécution d'itinéraires, également appelé Route Plan/Beat Plan

Il fait référence à la capacité de planifier les visites que l'utilisateur du terrain doit effectuer.

Cela peut être fait soit par l'utilisateur de terrain lui-même, en toute autonomie, soit par les responsables, via une application web, avec des visites cycliques à effectuer, en fonction de l'importance du client, ou selon les rendez-vous programmés.

Un plan d'itinéraire est nécessaire pour optimiser le temps passé sur le terrain. Une automatisation moderne de la force de vente vous aidera à définir le plan d'itinéraire et à contrôler la conformité des utilisateurs sur le terrain par rapport à celui-ci.

Nombre de visites

Le plus important est de définir un objectif en termes de nombre de visites. En moyenne, pour un fabricant/distributeur de biens de consommation, un représentant commercial doit effectuer environ 10/15 visites par jour.

Le bon objectif de nombre de visites à définir dépend des paramètres suivants :

• Temps à consacrer lors d'une visite ou d'un appel. Plus les activités à effectuer pendant la visite sont élevées, plus elle est longue. Par exemple, si un audit complet de la vente au détail de tous les produits doit être effectué, au-delà des ventes, cela peut prendre 30 minutes, tandis que certaines visites ne prendront que 5 minutes pour enregistrer une vente.
• Le temps de trajet entre deux clients visités dépend du véhicule utilisé. Idéalement, le plan d'itinéraire défini devrait garantir que les clients sont proches les uns des autres afin d'éviter les longs trajets.

Suivi GPS: visualisez sur Google Maps le chemin suivi par l'utilisateur par rapport à son portefeuille de clients

Exécution dans le commerce

Également appelé audit de vente au détail, exécution en magasin ou exécution parfaite en magasin

• Objectif de la visite. Plusieurs options peuvent être définies en fonction de l'objectif de la visite, s'agit-il d'un nouveau client ? une visite de routine ?
• Prise de photos. L'application doit permettre de prendre plusieurs photos puis de les afficher sur l'application Web.
• Contrôle de présence : quelles catégories de produits et quels produits sont présents dans les locaux du client, pour la marque et pour la concurrence ? À quel niveau ? Sur l'étagère ou au fond ?
• Contrôle de visibilité : il s'agit de mesurer la présence de matériel de visibilité, de marque ou de point de vente (POSM) au niveau du client. La solution Sales Force Automation devrait permettre de différencier simplement les différents éléments de visibilité : cadres, affiches, gondole, étagère, barre arrière, etc. La visibilité de la marque et celle de la concurrence doivent également être prises en compte.
• Déploiement des actifs : vérifiez si un actif, tel qu'un réfrigérateur ou un article de marque, doit être déployé au niveau du client
• Contrôle des prix : si les produits ont un prix fixe, quels sont les prix affichés ? Le prix est-il conforme aux directives de tarification ? Sur les étagères/au menu/etc ? Quels sont les prix de la marque par rapport à ceux de la concurrence ? Quelles sont les réductions appliquées ?
• Vérification de la promotion : quelle est la promotion à venir pour le client ? Quelles sont les promotions en cours ou à venir ?
• Contrôle de qualité : les produits vendus sont-ils de bonne qualité en termes d'étiquetage, de fraîcheur et de propreté ? Sont-ils authentiques ou les produits contrefaits peuvent-ils être identifiés ?
• Contrôle de la concurrence : quelles sont les marques les plus vendues dans ce point de vente ? Quelle est votre part d'activité ? Qu'est-ce que la concurrence fait mieux que vous dans ce point de vente ? Quelles sont les recommandations de l'utilisateur de terrain pour séduire ce client ?
• Contrôle des stocks : quel est le niveau actuel des stocks ? Quel est leur taux d'exploitation (taux de vente) ?

Digitalisation des ventes

Plusieurs types de ventes peuvent être enregistrés :

• Préventes. Lorsque le représentant commercial se contente de saisir une commande, qui est ensuite livrée par un autre véhicule
• Ventes spéciales/Ventes directes. Lorsque le représentant commercial réalise les ventes directement et donne le produit.

Dénominateurs communs qui doivent être présents :

• Calculatrice intégrée
• Possibilité d'avoir différentes listes de prix, en fonction du type de client (grossistes ou détaillants)
• Possibilité d'avoir une brochure électronique intégrée pour présenter des échantillons des produits
• Possibilité de visualiser les ventes précédentes réalisées par le client
• Possibilité de se connecter à des imprimantes Bluetooth pour les reçus électroniques de billets avec le nom officiel du client
• Possibilité de visualiser les débiteurs du portefeuille des représentants commerciaux pour travailler sur le taux de recouvrement

Gestion des stocks et des commandes

Alors que l'ERP suit les ventes principales, du fabricant au distributeur, une automatisation de la force de vente est utile pour suivre les ventes secondaires, du distributeur au détaillant.

Ainsi, en récupérant les détails des stocks depuis l'ERP via une intégration, il est possible de surveiller en temps réel les niveaux de stock nets du distributeur et de lui recommander de passer une commande pour éviter la situation de rupture de stock.

De même, les niveaux de stock peuvent être surveillés au niveau du client, grâce à un audit de vente au détail effectué par les utilisateurs sur le terrain via un flux de travail d'audit de détail.

Une automatisation de la force de vente peut également être utilisée pour saisir les commandes des distributeurs.

Tableaux de bord des performances

Une automatisation de la force de vente devrait vous aider à surveiller les indicateurs clés de performance suivants grâce à des rapports en temps réel sur une solution Web.

KPI liés à la surveillance des forces de terrain

• Rapport de présence : indique les visites des équipes sur le terrain et le temps travaillé
• Rapport sur la couverture et les appels
• Rapport de géolocalisation
• Classement des représentants commerciaux en fonction des ventes, des itinéraires et des objectifs.
• Planification du parcours pour chaque représentant des ventes/ASM.
• Suivi en temps réel de la force de vente.
• Règlement des demandes de remboursement des frais de voyage ; profitez des sorties nocturnes et des indemnités journalières.

KPI liés à la gestion des ventes

Les ventes seront reflétées automatiquement une fois qu'elles auront été capturées sur le terrain

• Taille moyenne des boutiques = valeur moyenne des ventes
• Ventes moyennes par point de vente, utilisateur, zone, région, etc.
• Facture de point de vente unique
• Appels productifs et taux d'intervention uniques
• -Performances du SKU

KPI liés à la gestion des stocks et des commandes

• Visibilité en temps réel du stock en transit
• Niveau de stock en point de vente par SKU (au cas où)
• Rapport d'inventaire des distributeurs
• Rapport sur les ruptures de stock
• Suggestions de commandes prédictives et alertes de niveau de réapprovisionnement.
• Traitement des commandes et retour des ventes.

KPI liés à l'exécution du commerce de détail

• Système de suivi de visibilité
• Performance en compétition
• Rapport sur les prix
• Part de l'activité dans le point de vente

Certains rapports nécessitent une intégration à l'ERP, par exemple pour récupérer :

• les niveaux de stock achetés par le distributeur
• La limite de crédit et la dette du client

Les rapports doivent être accessibles sur une interface Web ou mobile ou par le biais de notifications push par e-mail.

Spécifications techniques

• L'automatisation de la force de vente doit s'appuyer sur un portail Web, hébergé sur le cloud, pour gérer de manière centralisée les utilisateurs, l'équipe, les clients et consulter les rapports.
• La solution SFA doit s'appuyer sur une application mobile pour permettre aux utilisateurs sur le terrain de consulter les informations des clients directement sur le terrain, même hors ligne.
• L'application mobile doit disposer d'un mode hors ligne, pour conserver les données lorsqu'elles ne sont pas couvertes par le réseau et les envoyer lorsque le réseau est disponible
• L'application mobile ne devrait pas nécessiter d'appareils portables spécifiques pour fonctionner, mais uniquement des smartphones Android standard.
• Les interfaces Web et mobiles doivent être conviviales pour permettre une adoption facile
• Journal d'audit et sécurité. L'application mobile doit être capable de suivre toutes les activités effectuées sur le système.

FieldPro est l'automatisation de la force de vente idéale pour vous aider à réaliser des gains d'efficacité significatifs dans vos opérations de distribution. Si vous souhaitez savoir comment notre solution peut vous aider, veuillez remplissez ce formulaire et l'un de nos spécialistes des produits vous contactera pour organiser une démonstration.

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