Mejores prácticas para digitalizar las operaciones en campo (Webinar/Artículo)

05 August, 2021

Recientemente, nos sentimos contentos de tener la oportunidad con la Cámara de Comercio Francesa en Kenia (https://www.frenchchamber.co.ke/) de presentar una sesión sobre las oportunidades que ofrece lo digital para brindar más eficiencia a las operaciones de ventas y administración.

Este es un contenido relevante para las empresas de consumo masivo que necesitan vender sus productos a través de una gran red de distribución y desean aprovechar el poder de lo digital para brindar más eficiencia a sus operaciones de ventas.

La sesión está estructurada de la siguiente manera:

  • Introducción de Pierre Chaumont sobre la distribución de bienes de consumo en términos de evaluación de desafíos y mejores prácticas

  • 6 mejores prácticas para implementar lo digital

  • 3 estudios de caso con clientes existentes

Se puede acceder al contenido de esta grabación de Zoom aquí:

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio… us02web.zoom.us

Clave: 5P$eeM91

A continuación se muestra un resumen de lo que enfatizamos:

Introducción

La distribución eficiente se trata de conectar los puntos

La distribución de bienes de consumo masivo no es ciencia espacial, se trata de trasladar productos desde el fabricante hasta el cliente final a través de múltiples intermediarios. Lo digital puede ayudar asegurándose de que la información fluya sin problemas entre todos los actores del ecosistema. La distribución es una red formada por varios nodos, donde cada uno de los nodos puede tener diferentes necesidades e información del otro, lo que lleva a una asimetría de información.

Como se mostró antes, un modelo simplificado de distribución incluye:

  • El fabricante / la marca que produce el bien

  • Los distribuidores / mayoristas que reciben los bienes de los fabricantes son los encargados de suministrarlos a los minoristas

  • Los consumidores finales que compran y utilizan los productos.

  • Los minoristas que compran a los distribuidores y venden a los consumidores

  • Los representantes de ventas, empleados por la marca o el distribuidor, para vender los productos a los minoristas.

Como marca / fabricante, para garantizar que sus productos avancen como deberían, la tecnología digital puede ayudar a alinear a todos y brindar transparencia y eficiencia en todos estos procesos logísticos.

La tecnología de automatización de la fuerza de ventas es ahora un commodity

Hoy en día, la mayoría softwares modernos funciona en modo SaS, lo que significa que está alojado en la nube. No hay requisitos de hardware en términos de servidores para instalar.

Del mismo modo, la aplicación móvil se puede descargar en Play Store y no requiere un dispositivo específico. La presencia de teléfonos inteligentes es omnipresente.

Ahora hay otros pilares para aprovechar: mensajería de Whatsapp, dinero móvil, datos baratos.

Decimos que la tecnología SFA es un producto básico porque está ampliamente disponible. Creemos que la diferenciación puede venir de otra parte:

  • En la experiencia del usuario

  • En el Soporte proporcionado

  • En entendimiento empresarial

Un factor clave de éxito para dicha implementación es también contar con la participación de los líderes en la organización para superar la resistencia interna y los temores de la gestión del cambio. Se debe nombrar un gerente de proyecto dedicado con la autoridad adecuada para impulsar la implementación.

La automatización de la FFVV es el primer ladrillo necesario para poder construir otros pilares clave

Como marca, necesita implementar un sistema digitalizado moderno para administrar su distribución para poder pensar en iniciativas más sofisticadas como:

  • Un programa de lealtad para fortalecer la retención de los vendedores de campo y los minoristas. Puede tomar la forma de incentivos financieros basados ​​en el historial de la relación y el valor de las ventas.

  • Pedido directo. Lo digital puede ayudar a que los minoristas realicen pedidos directamente a la marca o los distribuidores y sean más proactivos, en lugar de la espera pasiva del distribuidor para presentarse a comprar o, peor aún, tener que cerrar la tienda para ir a comprar. de un mayorista.

  • El Mapeo de Territorios es el proceso de dimensionar científicamente sus capacidades de venta de acuerdo con el potencial del mercado. Esto permite la combinación adecuada entre oferta y demanda.

  • Gestión de rutas moderna. Asegurar que las rutas seguidas por los usuarios de campo sean eficientes desde un punto de vista geográfico y también aprovechar el análisis de datos como la variación en las ventas, etc.

  • Financiamiento de capital de trabajo. Esto es potencialmente un diferenciador importante para una marca en comparación con las demás. Al aprovechar los datos de calidad, puede resolver el problema del minorista al acceder a capital barato para expandir su negocio.

6 prácticas recomendadas en las que lo digital puede ayudar

Conozca y localice a sus clientes

El primer paso es compilar una base de datos unificada con todas las dimensiones que necesita para identificar con precisión y segmentar a sus clientes. Dicha información es:

  • GPS / Dirección

  • Exterior / interior / imagen del equipo

  • Información del contacto

  • Tipo de tienda / Nivel de venta

  • Nombre de la tienda / nombre del propietario

Puede agregar campos personalizados según lo que tenga sentido para su negocio. Con una herramienta SFA, toda la información de los puntos de venta siempre está sincronizada entre su móvil y la aplicación web, evitando problemas de discrepancias entre los dos. La información puede ser recopilada por los usuarios de campo y luego vista por los usuarios de la web.

Esto ayudará a reducir el problema de la asimetría de la información, por la cual, como marca, usted depende de la información del representante de ventas o del distribuidor, como saber dónde encontrar los minoristas.

La recopilación de información GPS confiable es especialmente útil para dimensionar las capacidades de ventas que necesita para abastecer el mercado y planificar las rutas.

Finalmente, creemos que es mejor hacerlo internamente que a través de una agencia externa por dos razones:

  • Es mucho más barato aprovechar al personal existente o utilizar a los estudiantes para recopilar estos datos, en comparación con el uso de enumeradores externos.

  • Empiece a aprovechar la herramienta SFA que reutilizará en el futuro con fines de distribución.

  • Los datos del censo se vuelven obsoletos rápidamente y las tiendas cierran sus puertas con bastante frecuencia. Por lo tanto, es un ejercicio continuo que siempre debe actualizarse y es mejor integrarlo en las operaciones de ventas.

El posible inconveniente es que puede pasar por alto la evaluación independiente, pero con la tecnología tiene formas de garantizar que los territorios estén completamente cubiertos y de garantizar la calidad de los datos.

Una vez que tenga su universo de minoristas en su lugar, el siguiente paso es dividirlo en territorios significativos.

El propósito de tener territorios es:

  • tener un representante de ventas a cargo

  • Ser capaz de medir con mayor precisión el desempeño, en lugar del promedio nacional.

  • asegúrese de tener los recursos adecuados para cubrirlo

El principal KPI a buscar es la cobertura del punto de venta. Le dirá el % de minoristas que el representante de ventas ha estado visitando en su cartera. Si no tiene una cartera asignada a un representante de ventas, no podrá ver los rendimientos individuales.

Con una herramienta SFA como la nuestra, también puede administrar el alcance de la lista de minoristas, para decidir si son de solo lectura o editables, y quién puede ver la información, por ejemplo, de cada minorista, por usuario móvil o equipo.

Mida la productividad de su fuerza de ventas en campo

Basta de lápiz y papel. Cree una versión digital de los cuestionarios para capturar datos de campo, no pierda tiempo en la agregación de datos. Cree flujos de trabajo personalizados según lo que requieran los usuarios en el campo.

Los principales KPI a seguir son:

  • Valor / cantidad de ventas

  • Tamaño de gota

  • Número de tiendas visitadas por período de tiempo

  • Cobertura de salida. % de la cartera visitada por período de tiempo

  • % de tiempo de visita vs tiempo sin visita

  • Hora de inicio

Una buena práctica es que el 50% de la retribución sea variable y esté relacionada con la consecución de objetivos.

Otra fuente importante de mejora de la productividad es utilizar la función de registro geográfico que obliga al usuario a estar a menos de 100 m del punto de venta, según lo determinado por el GPS, para poder eregistrar la información relacionada con él. Eso evita el fraude de informar datos de visitas falsos.

Finalmente, aproveche las imágenes para tener una buena idea de cómo se ven sus productos en la tienda y qué tan bien se despliega su visibilidad.

Implemente el seguimiento geográfico y la gestión inteligente de rutas

El seguimiento geográfico le permite asegurarse de que los movimientos de los usuarios de su campo durante el día sean consistentes. Si bien la administración de rutas a menudo se piensa como una forma estática de asignar un conjunto de agentes para que visiten durante el día, existen formas más dinámicas de hacerlo utilizando tecnología y análisis de datos, definiendo reglas comerciales. Por ejemplo, puede configurar estas reglas:

  • asegurarse de que un punto de venta que no haya sido visitado durante 30 días sea prioritario

  • cambiar las rutas en función de una caída de las ventas en comparación con el mes pasado

  • asignar más peso y frecuencia de visitas en función de las ventas

  • identificar caídas anormales en la mezcla de productos

Otro margen de mejora es garantizar que la capacidad de la van de reparto se utilice al máximo. Esto puede ser posible con un algoritmo de optimización en un tipo de lógica de como la de Uber Pool, donde los vehículos cargan existencias que pueden depositarse en las rutas cercanas, en lugar de salir con falta de capacidad.

Aproveche el reconocimiento de imágenes para aumentar la eficiencia de la recopilación de datos

La tecnología de reconocimiento de imágenes es ahora mucho más accesible y eficiente. Incluso es aplicable en entornos comerciales tradicionales con imágenes de baja calidad, con tasas de detección superiores al 80%. Según nuestra experiencia, puede ayudar a reducir el tiempo que el representante de ventas pasa en la tienda en 5, por lo que en lugar de tener que contar los SKU uno por uno, una sola imagen puede ayudar a detectar los SKU con un alto nivel de confianza. Creemos que debería incluirse como un módulo estándar para medir rápidamente la presencia de productos y equipos.

Digitalice el proceso de captura de ventas

En lugar de recopilar las ventas en lápiz y papel, que pueden causar problemas en la conciliación de existencias y efectivo, recomendamos utilizar la tecnología digital para procesarlas.

Puedes adaptarte al proceso de venta específico que tengas, directo o indirecto, incluir todos tus productos, tener cálculo automatizado y compartir recibos en forma digital con los minoristas para generar confianza.

Cree paneles analíticos relevantes y compártalos con todos

Una solución SFA le permite tener datos analíticos en tiempo real. Omite las tediosas tareas de agregación y limpieza de datos. Tan pronto como los datos del campo estén sincronizados, puede visualizarlos en paneles web.

Nuestra recomendación es:

  • para implementar los informes correctos en línea con el proceso de ventas para que todos hablen el mismo idioma

  • hacer que la información fluya hacia abajo, para empoderar a los usuarios de campo y a los distribuidores con un acceso dedicado a sus niveles para que la información no se mantenga en secreto.

Illustration

Digitaliza tus operaciones de ventas en campo