6 dimensiones a considerar cuando se adquiere un software para la gestión de FFVV

05 August, 2021

Introducción: tómese su tiempo antes de seleccionar qué software adoptar

Una solución de automatización de la FFVV brindará más eficiencia y transparencia a sus operaciones en campo. Suele ser una solución basada en la nube compuesta por dos aplicaciones:

  • Aplicación móvil

  • Aplicación web

Decidir implementar una solución de Automatización de la FFVV es un compromiso a largo plazo, el proceso de toma de decisiones no debe apresurarse y debe realizarse con la gobernanza adecuada internamente, con alineación entre todas las partes interesadas: Ventas, Marketing, Finanzas, Adquisiciones, etc.

En este artículo, intentamos resaltar lo que se debe tener en cuenta al hacer su elección y cómo estructurar el proceso de toma de decisiones.

La metodología de 4 pasos para seleccionar un Software

Hemos establecido los 4 sencillos pasos a seguir:

  1. Defina sus requisitos en un ámbito de trabajo preciso. Comprenda, evalúe y priorice sus necesidades. Cuanto más precisos sean, más fácil será para el proveedor comprometerse con un cronograma para la implementación y mayores serán las posibilidades de que lo que obtenga esté realmente alineado con sus necesidades. Tenga en cuenta que las solicitudes que vienen después de la propuesta a menudo se considerarán solicitudes de cambio, por lo que es mejor pensar lo mejor posible antes de todas las dimensiones de la implementación.

  2. Haga una lista corta de los proveedores. Identifique a los proveedores relevantes según su experiencia en la industria y su implementación previa. Puede valer la pena probar nuevos actores, como start-ups con menos experiencia, en cuyo caso lo que importa será la calidad del liderazgo, su experiencia profesional y la financiación de la empresa.

  3. Evalúe al proveedor en las dimensiones correctas que se enumeran a continuación. Antes de mirar la etiqueta de precio, considere todas las dimensiones que detallamos líneas abajo. Solicite demostraciones de productos en relación con sus casos de uso.

  4. Por último, seleccione el proveedor que más se ajuste a sus necesidades comerciales. Esto se hace mejor con una puntuación en una matriz en todas las dimensiones y la participación de los que toman decisiones.

Dimensions

Revisa el feedback de los usuarios 

Si bien existen muchos programas de software, lo que importa para garantizar la adopción por parte del usuario es la calidad de la experiencia del usuario. Y lo bueno hoy en día es que es más fácil ver los comentarios de los usuarios actuales sobre lo útil y fácil de usar que ha sido para ellos la herramienta, sin el filtro habitual de la exageración del marketing.

Para la aplicación móvil, las reseñas se pueden ver en la lista de PlayStore o App Store de la aplicación.

Verifique la cantidad de descargas, la cantidad de reseñas, la calificación y los comentarios cualitativos escritos por los usuarios.

Otras fuentes de comentarios podrían ser la página de productos de LinkedIn o páginas dedicadas, como Capterra o GetApp. Verificar quién ha dado la retroalimentación y leer los comentarios puede ser muy útil para comprender las fortalezas y debilidades del producto. Con Linkedin puedes saber de dónde viene la reseña, lo que te ayuda a relacionarte con el revisor.

Prueba el producto con un piloto

Es una práctica común al comprar un producto de software probarlo en una escala limitada antes de embarcarse en una implementación completa. Debe pedir a los diferentes proveedores que lo guíen a través de una demostración del producto que muestre las características principales o posiblemente ejecutar una prueba de concepto para ver cómo puede ser útil para los requisitos de su negocio.

Si bien un software puede verse bien en una plataforma de diapositivas o en una demostración controlada, nada reemplaza una prueba real con usuarios reales para estar convencidos de que es la solución correcta.

Idealmente, la prueba piloto debería durar al menos 1 mes, con 10 usuarios involucrados y un equipo multifuncional involucrado para una prueba de extremo a extremo de la solución.

El piloto consiste en una oportunidad única para probar las posibilidades de la herramienta y asegurarse de que se ajuste a las necesidades de su negocio.

Escalabilidad

Por escalabilidad nos referimos a la capacidad del software para respaldar el crecimiento de su negocio, en términos de admitir un uso más intensivo o un mayor número de usuarios.

La compra de un software de este tipo suele ser un compromiso a largo plazo, por lo que debe asegurarse de que, a medida que evolucionan sus necesidades y aumenta el uso, el software puede crecer al mismo tiempo.

La escalabilidad es un término técnico que significa que independientemente del número de usuarios que utilicen el software, la calidad de la experiencia del usuario, expresada en términos de velocidad, etc. será la misma.

Un software no escalable equivale a un callejón sin salida, en el que no puede progresar más porque hay fallas arquitectónicas.

Concretamente, digamos que el software funciona bien en 100 usuarios, en un rol de usuario específico, y ahora desea implementarlo en toda su fuerza de campo de 2,000 usuarios, administrando toda su base de clientes de 200,000 clientes. En ese momento, se da cuenta de que la aplicación tarda mucho más en cargarse, el volumen de datos hace que los informes se bloqueen, etc.

El desafío es que es difícil darse cuenta de este tipo de problemas hasta que se alcanza esa escala y uso. Por tanto, una forma de comprobarlo es:

  • Ver el uso actual manejado por el software

  • Ver implementaciones con tantos usuarios como usted

  • Requiere algunas pruebas de estrés para simular cada uso.

Integración a sistemas de terceros a través de un API

El beneficio de un software de este tipo es poder comunicarse con otros sistemas que quizás ya tenga instalados, como:

  • Un software de planificación de recursos empresariales (Syspro, Sage, Navision, SAP, etc.)

  • Un sistema de servicio / soporte al cliente (Zendesk, etc.)

  • Un sistema de gestión de distribución

  • Un sistema de pago / comunicación (SMS, dinero móvil, etc.)

Para que esto sea posible, debe asegurarse de que el software que compra tenga el conjunto correcto de API para habilitarlo. Las API son interfaces de programación de aplicaciones, es un lenguaje técnico bien definido que permite transmitir información entre sistemas de una manera robusta y escalable. La forma de comprobarlo es leer la documentación pública de las API. Una API bien redactada y clara facilitará a los desarrolladores la creación de integraciones con cualquier otro sistema.

Posibilidad de personalizar y configurar

Es fundamental asegurarse de que el software no sea un marco rígido que difícilmente se pueda modificar. Lo que puede querer personalizar es por ejemplo:

  • Los flujos de trabajo de los usuarios en términos de actividades que necesitan completar

  • Las dimensiones en las que identifica a sus clientes, sus productos, etc.

  • La estructura de sus informes

Puede haber casos en los que los clientes tengan que cambiar su forma de trabajar para adaptarse a las plantillas proporcionadas por la solución. Creemos que debería ser todo lo contrario y que el software debería ser lo suficientemente modular y personalizable para adaptarse a los requisitos de su negocio.

Otra forma de comprobar esto es sobre la medida en que el software es de autoservicio o requiere la intervención del proveedor de software. Como compromiso a largo plazo, es mejor que un recurso dedicado por su parte esté capacitado para comprender todas las posibilidades de la herramienta y que la herramienta permita mucha independencia al hacer los cambios por su parte.

Evaluar el costo al construir el caso de uso

Para el software basado en la nube, más conocido como Software-as-a-service (SaaS), que se ha convertido en la norma, el modelo de precios habitual se basa en suscripciones, lo que significa que califica como un gasto operativo (Opex), no como un gasto de capital (Capex).

Una suscripción tiene sentido para cubrir la actualización continua de un software SaaS, la atención al cliente, etc. Generalmente se basa en el usuario móvil por mes.

Es una práctica común tener una tarifa de configuración también para implementar el software y configurarlo inicialmente. Esta será una función de los días de trabajo dedicados a la implementación de la solución.

Para comparar los precios, verifique las siguientes dimensiones:

  • Qué está cubierto por el soporte y qué no. ¿En qué medida el soporte se adaptará a sus solicitudes o las calificará como una Solicitud de cambio que se cobra?

  • Si hay algún descuento en función del número de usuarios

  • Las condiciones de pago: anticipo, trimestral, anual, etc.

Cuando se trata de construir los casos de negocios, debe tener en cuenta los ahorros de costos que este software le permitirá hacer. Hay beneficios explícitos, como ahorrar en la necesidad de empleados dedicados a la entrada de datos o recursos de papel, si ese es el proceso actual.

También hay beneficios implícitos como:

  • Una mayor productividad de los usuarios, en el campo y en la oficina.

  • Mejores prácticas de coordinación interna e intercambio de información

  • Un mayor nivel de transparencia y eficiencia, etc.

  • Riesgo reducido de fraude

  • Calidad mejorada de los informes para tomar decisiones informadas

Conclusión

Esperamos que este artículo haya sido esclarecedor. Como proveedores de software, recomendamos a nuestros clientes potenciales que pasen por este proceso de toma de decisiones para garantizar que haya una alineación completa entre lo que implementamos y sus necesidades..

Illustration

Digitaliza tus operaciones de ventas