Existen diferentes actores que intervienen en la gestión de las operaciones en campo, tales como los empleados de campo (promotores, merchandisers, repartidores, etc.), los jefes de equipos o supervisores y los directores (comercial/marketing). Entre los objetivos establecidos por la dirección y las acciones llevadas a cabo por los equipos, puede haber una gran diferencia. Esta diferencia entre los objetivos y la realidad del campo suele ser causada por una falta de visibilidad y trazabilidad en las operaciones.
Provocando que el contexto sea incierto y opaco para los directores que necesitan puntos de referencia en los cuales apoyarse. Mediante la solución de Fieldpro podrá recopilar el mayor número de datos posible sobre todas las operaciones en campo. Esto le permitirá tener una mejor visibilidad sobre las operaciones en campo y actuar más rápido en caso de dificultad.
En este artículo, les presentaremos tres ejes que los ayudarán, en un proyecto de recolección de información para sus operaciones en campo.
Elegiendo la herramienta correcta para la recolección de datos
Es difícil realizar mejoras o cambios sin tener fundamentos concretos.
Para las empresas de distribución de bienes de consumo, acceso a la energía, agricultura o servicios financieros, los datos de campo tienen una función crucial.
Representan la base sobre la cual la empresa se tiene que apoyar para llevar a cabo su actividad.
Entonces, ¿cómo podemos elegir la herramienta correcta para la recolección de datos en campo?
La elección de la herramienta es decisiva y tiene que responder a los criterios que son específicos de la actividad de la empresa.
En general, cuando una empresa adquiere una nueva herramienta para gestionar sus operaciones, es importante tomarse el tiempo para analizar la actividad en la que se encuentra la empresa, con el fin de determinar correctamente sus necesidades. Una vez teniendo las necesidades claras, la siguiente etapa consiste en definir cuales funcionalidades serán esenciales y deben estar presentes en la herramienta.
Es muy importante tomar en cuenta que la herramienta que se adquiera sea fácil de adoptar y utilizar por parte de la fuerza de campo, ya que ellos serán los usuarios que la utilizan a diario. Aunado a lo anterior, es conveniente que además sea flexible en el sentido de adaptación, ya que el objetivo no es quedarse en el mismo lugar donde se empezó. Así como las empresas evolucionan y crecen, también las herramientas deben de seguir el ritmo. Para conocer más sobre este tema, pueden consultar este artículo donde escribimos sobre las dimensiones que se deben de tomar en cuenta para la elección de una herramienta SFA (Sales Force Automation).
Agilizando la recolección de información desde el campo
Durante las actividades en campo, la fuerza de venta puede terminar sobrecargada cuando tienen que visitar muchos puntos de venta cada día. Entre el momento en el que las observaciones son hechas en campo, y el momento en el que son tomadas en cuenta por los mánagers, puede pasar mucho tiempo. Por lo tanto es importante pensar en facilitar las interacciones entre los equipos en campo y las de oficina, agilizando la comunicación de información.
Un CRM móvil es una excelente herramienta que le permitirá al equipo en campo contar con movilidad digital, facilitando la comunicación de información entre los equipos. Gracias a esta herramienta digital, los promotores podrán, en cuanto detecten una necesidad que no pueden satisfacer, enriquecer la base de datos. Todo esto mediante la utilización de flujos de trabajo (flujos de tarea operacionales) específicos para cada acción operacional (registro de una venta, punto de venta o de una auditoría en tienda), unificando la manera de recolectar y comunicar la información.
Esto garantizará la fiabilidad de la información. Usando la solución FieldPro, usted podrá asegurarse de que la visita y el reporte de visita al cliente se hicieron en el lugar correcto, gracias a la función de Geo Check-in. En Fieldpro estamos conscientes de que no siempre los promotores tendrán acceso a internet, por lo que también este registro de visita y reporte al cliente se puede realizar sin conexión a internet. Una vez que el promotor se encuentre en una zona con internet, automáticamente el software se actualizará y registrará las operaciones que realice el promotor.
Análisis de los datos para una mejor toma de decisiones
El objetivo final de la recolección de datos es el análisis de estos mismos para permitir a las personas con poder de decisión tomar decisiones bien fundamentadas. Y en función de esto tener una mejor visualización y contexto de lo que está pasando en el campo de una manera más simplificada.
Es muy útil que la herramienta utilizada presente los datos transmitidos desde el campo en forma de paneles, gráficos y listas ya que será más fácil para los gerentes comprender y entender la información recolectada. Con Fieldpro, en función de los objetivos de cada marca, se podrá obtener un análisis preciso conforme a sus necesidades.
Existen muchos tipos de datos que nos pueden ayudar a mejorar la eficiencia de las operaciones en campo, sin embargo los datos de ubicación de los clientes y sitios de intervención son esenciales para optimizar los recorridos.
Asimismo a la hora de planeación de recorridos, es importante considerar la duración de las visitas.
Este dato es crucial al momento de establecer recorridos, ya que tomando en cuenta este dato el gerente puede crear recorridos viables y equilibrados para el promotor. Y ahora en función de las ventas hechas por cada promotor se podrá conocer y determinar el rendimiento individual de cada miembro del equipo.
El método de recolección de datos se puede hacer de manera manual o automática. Pero si realmente le interesa eficientar sus operaciones de campo automatizando y ahorrando tiempo, la solución es adquirir un CRM móvil para la fuerza de campo. La elección de la solución para analizar sus datos de campo es tan importante como la elección de la solución para recolectar los datos. Hoy en día, la mayoría de los CRM móviles para la fuerza de venta están vinculados con una plataforma web que analiza los datos y provee de reportes. Con Fieldpro, además de ofrecerte un CRM móvil con la función de “sin conexión a internet” para tu fuerza de campo, también te ofrece una plataforma web donde los líderes de equipos, analistas y directores podrán analizar los datos recolectados en campo. Estos en la página web serán exhibidos en paneles que son descargables en formato Excel o PDF. La plataforma tiene muchas funcionalidades, pero lo extraordinario es que es modulable y adaptable para proveer diferentes tipos de paneles y de análisis en función de las peticiones de los clientes.
Conclusion
Hoy, el uso de los datos es un factor clave de éxito en la gestión de sus operaciones en campo. Muchas empresas lo entendieron y se equipan de herramientas que les permiten recolectar y explotar estos datos. Algunas optan por desarrollar internamente sus herramientas, mientras que otras prefieren soluciones llave en mano. Sea cual sea la opción que elijan, deben buscar la información correcta antes de lanzarse. También pueden leer nuestro artículo que habla de las ventajas y desventajas de la compra o del desarrollo de una solución interna.
Para ir aún más allá en este proyecto de uso de los datos para mejorar las operaciones de campo, es importante no olvidar a los promotores de campo, ya que son los usuarios finales. Cuando se domina la explotación de los datos, nos permite conocer mejor su mercado y innovar en el.
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Con FieldPro ya no tendrán que recolectar manualmente todas sus observaciones u operaciones en campo. Ya no tendrán que regresar a la oficina para compartir la información porque esta será transmitida en tiempo real. No duden en contactarnos, para probar un demo de nuestra solución y conocer como podemos acompañarlos en su proceso de digitalización de la recolección y análisis de los datos de campo.
