Jibu Water : digitalisation d'un réseau de distribution de franchisés en Afrique | FieldPro

08 March, 2022

Optimetriks

FieldPro

Industrie : Accès à l'eau

Région : Afrique de l'Est


Le Client

En Afrique de l'Est l’accès du plus grand nombre à de l'eau potable à un prix abordable reste problématique. La méthode habituelle est de faire bouillir l'eau du robinet, mais cela n'élimine pas les contaminants et les coûts qui y sont associés sont élevés pour les populations les plus pauvres.

Jibu est une entreprise sociale dont la mission est d'équiper les entrepreneurs des marchés émergents pour créer un accès abordable à l'eau potable (jibuco.com). Ils ont développé un modèle de franchise qui offre un financement et un accompagnement opérationnel aux entrepreneurs locaux pour produire et distribuer de l’eau purifiée dans leurs quartiers. FieldPro est la solution logicielle qui enregistre tous les clients des franchisés, les ventes et le suivi de la production, dans la dizaine de pays où est présent Jibu via ces milliers de micro entreprises.

Vidéo descriptive

Les besoins de Jibu

Le modèle de distribution à travers des franchisés Jibu vise à produire de l’eau purifiée dans les communautés urbaines et périurbaines à forte densité. C’est un modèle commercial décentralisé et hyper-local qui lui permet de maintenir les dépenses opérationnelles à un niveau bas. Ainsi, les coûts de transport de la distributions sont contenus, puisque la majorité des clients vivent dans l’immédiate proximité de la boutique, à distance de marche.. Par ailleurs il n'y a pas d'intermédiaire ou de marge grossistes puisqu'ils vendent directement aux consommateurs. Enfin, les bouteilles étant réutilisées, les clients versent une consigne unique et échangent ensuite les bouteilles contre des bouteilles pleines en ne payant que l'eau.

Jibu sert ses clients directement ou indirectement. Il existe trois types de ventes : les ventes sur le terrain, directement chez les clients, les commandes et livraisons, et les ventes au comptoir, dans la boutique. Chaque franchise a au moins un directeur de franchise, un directeur de production et un livreur. Le gérant de franchise joue également le rôle de directeur des ventes dans la plupart des cas.

L'efficacité est un facteur clé dans les opérations de Jibu. Elle permet de proposer des prix bas, en ligne avec son marché cible, la population qui n'a pas les moyens d'acheter quotidiennement de l'eau potable. Au cœur du modèle opérationnel de Jibu se trouve donc la digitalisation de tous les processus métiers des franchisés pour gagner en productivité et permettre au modèle commercial de s’étendre à grande échelle à travers des dizaines de milliers de points de vente.

La solution mise en place

Jibu recherchait une solution informatique à la fois suffisamment mature pour soutenir sa croissance et flexible pour être adaptée à la manière dont elle mène ses opérations. Une exigence clé était également d'être compatible avec les environnements à faible connectivité et un accès mobile, car tous les utilisateurs interagissent principalement avec la solution via leurs smartphones.

1. Digitalisation et automatisation des processus de vente

L'application FieldPro a été implémentée pour automatiser les processus de vente des franchisés. Pour y parvenir, trois workflows ont été créés en fonction des trois types de ventes que chaque franchise effectue :

  • Ventes sur le terrain : le commercial rend visite aux clients réguliers et effectue une vente sans aucune précommande. Il saisit les informations clés dans l'application mobile telles que le client, la quantité de bouteilles vendues, le montant, le type de paiement, entre autres. Les tâches de suivi consistent en un calcul automatisé du montant à recouvrer et de la date de recouvrement prévue, s’il a fait un crédit au client. Une autre tâche de suivi est le statut de retour de la bouteille

  • Commandes et livraison : le franchisé reçoit une commande, via le client directement ou le centre d'appels Jibu, qui doit être expédiée à son passager. Le livreur reçoit alors une tâche dans l'application mobile, qui contient tous les détails, le client, la quantité de bouteilles, la date de livraison prévue, etc. Via l’application FieldPro il clôture la tâche une fois la livraison effectuée auprès du client.

  • Ventes sans rendez-vous : le client entre dans le magasin et effectue un achat "au comptoir". Le client peut ne pas être un client régulier et vouloir simplement acheter une bouteille sans donner ses coordonnées. Le gestionnaire est en mesure de capturer des informations sur les détails du client, la quantité de bouteilles vendues, le montant, le type de paiement ou des commentaires supplémentaires dans l'application mobile..

Après la mise en œuvre de chaque workflow, les utilisateurs peuvent gérer leurs tâches via l'application mobile FieldPro.

 Dans un premier temps, le franchisé vérifie chaque matin les commandes en attente et charge les produits auprès des commerciaux. Pendant la journée, il enregistre les commandes et les assigne aux livreurs, s'occupe des clients « sans rendez-vous » et suit le crédit de son portefeuille client et le retour des bouteilles. À la fin de la journée, le gestionnaire enregistre la production d'eau qui a été effectuée via la machine. 

Deuxièmement, les commerciaux utilisent l'application mobile pour sélectionner une tournée (route plan) indiquant tous les points de vente qui doivent être visités pendant la journée. Lors d’une visite chez un client, un geo check in est réalisé, comme preuve de visite. Ils peuvent ensuite visualiser un certain nombre d’informations relatives au client, son niveau de dette, son historique de ventes, etc. De même les commerciaux bénéficient de tableaux de bord personnalisés sur l’application mobile, sur les ventes réalisées, les bouteilles collectées, les paiements, etc. 

2. Workflow de suivi de production.

D'autres workflows ont été mis en place pour suivre les activités de production:

  • remplissage des bouteilles

  • gestions des retours des bouteilles usagées

  • Réparation des bouteilles cassées

  • Inventaire du stock.

Enfin, le franchisé peut saisir via l’application l’ensemble de ses dépenses opérationnelles afin de bénéficier d’un compte de résultat intégral modèlisant ses recettes et ses dépenses et ainsi comprendre de façon claire le profit qu’il dégage via les activités de Jibu.

3. Suivi des performances opérationnelles et financières :

Les gérants peuvent accéder à des tableaux de reporting via l’application web et mobile. L'application web affiche les informations des clients, les détails de l'inventaire, les profits et les pertes, le temps travaillé et affiche un aperçu des ventes, des commandes et des livraisons effectuées. Grâce au mobile, les utilisateurs peuvent accéder au suivi de la dette, au rapport sur les revenus et la trésorerie, au rapport sur le volume et la bouteille, au rapport sur la production et les déchets et au suivi de la création de clients.

Tableaux de bord des ventes et des commandes

Informations mobiles

L'impact

FieldPro et Jibu ont commencé à s'associer en 2020 pour digitaliser les opérations de vente des franchisés. Depuis làrs, nous avons pu déployer notre solution dans l’ensemble de  leurs opérations en Afrique: Ouganda, Zambie, Tanzanie, Rwanda, Kenya, Burundi, Congo. Cela représente au total 800 franchisés, soit 2 500 utilisateurs et 60 000 clients desservis.

Jibu contrôle l'adoption du système par les franchisés en comparant l'eau produite par la machine de purification, mesurée par des capteurs IOT, aux ventes capturées dans l'application. Il y a également une formation constante des franchisés sur les fonctionnalités, assurée par un personnel de formation dédié dans chaque pays.

Les gérants retirent une grande satisfaction à utiliser cet outil pour gagner en efficacité comme en témoigne Vincent, gérant de la franchise de Lavington à Nairobi "L'application nous aide à réconcilier les ventes effectuées avec la production, et le montant encaissé. C'est une composante clé de notre activité."

Le management central de Jibu est également confiant que FieldPro est l’outil technologique approprié pour permettre à ce modèle de continuer à passer à l’échelle.

"FieldPro est une application très personnalisable, parfaitement adaptée pour des modèles de distribution au dernier kilomètre, tels que le notre. Sa conception intuitive et conviviale facilite sa configuration pour différentes catégories d'utilisateurs tels que les commerciaux, les gérants, les livreurs, etc. Enfin, l'équipe FieldPro est très dévouée, dynamique, amicale et toujours rapide à répondre. C’est le partenaire idéal pour les organisations en pleine croissance.”

Tim Kasperidus, Directeur des Opérations

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Simplifiez la gestion de vos franchisés avec FieldPro